2022年7月29日
メモはPCとスマホで同期する時代！どこでも利用できて共有しやすいノートテイキングとは
ビジネスの場でアイデアメモやノートテイキングをPC・スマホで済ませている人が多いでしょう。
以前は手帳などが利用されていましたが、日に日にデジタル化されているはずです。
特にWithコロナ時代はリモートで仕事することも多く、さまざまな情報がオンライン上でやりとりされます。
パソコン内のデータは手書きでは対応しきれず、人生で初めて「脱」手帳をした方も少なくないでしょう。
ノートをより使いこなすためにはテクニックが必要です。これを知っているだけで、メモやノートテイキングはさらに便利になります。
今回は活用テクニックとシンプルながら便利なアプリをご紹介します。
上手なノートテイキングが業務を効率化する
上手なノートテイキングは業務を効率化します。漠然とメモアプリなどを利用するのではなく、テクニックを意識して利用することが大切です。
しかし、テクニックを意識してメモアプリを利用できている人は少ないのではないでしょうか。漠然とメモアプリを利用して「とりあえずは便利だ」と感じている人が多いでしょう。
せっかくアプリを利用しているのであれば、テクニックを意識することでさらに業務を効率化できます。上手なノートテイキングの仕方を身につけ、漠然と利用している人に差をつけられるようにしましょう。
デキる人が使いこなすノートアプリ活用テクニック
できる人が実施しているノートテイキングのテクニックは4つです。
- 作成したドキュメントの共有
- デバイスを問わないドキュメントの編集
- ドキュメントの共同編集
- ドキュメントの汎用性
それぞれについて以下で解説します。
作成したドキュメントの共有
PC・スマホを問わず、作成したドキュメントを積極的に共有してみましょう。
「Evernote」「Google Document」などのクラウドサービスを中心に、ノート・ドキュメントアプリは共有ができるものが多くあります。専用のアプリを用意せずとも、URLを共有すればWebブラウザで閲覧できるものが大半です。
この機能を利用すれば、ビジネスの場でドキュメントの共有が効率化できます。例えば「議事録をWordファイルで作成しメールに添付して関係者に展開する」「添付メールの送付時は上長をCCに入れる」という業務を「ノートアプリで作成し共有URLをメール本文で展開する」という業務に簡略化できます。
ファイル添付の煩わしい作業を簡略化するテクニックです。
デバイスを問わないドキュメントの編集
クラウドサービスを利用すれば、デバイスを問わないドキュメントの編集が可能です。
クラウドサービスで提供されているメモアプリは、クラウドにデータが全て保存されています。そのため、PCで保存した情報がクラウドに保存され、スマホアプリを開けば1-2秒後に自動的に情報が反映されます。自分でドキュメントを連携する手間はありません。
この機能を利用すれば「PCで文章を編集し、移動中にスマホで誤字脱字チェック」「タブレットで手書きしたものをPCで加工」などのテクニックを生み出せます。デバイス間の連携が不要となり、作業が効率化できます。
ドキュメントの共同編集
クラウドサービスの特徴として、ドキュメントが共同編集できることが挙げられます。ファイルがロックされてしまい、特定の人しか編集できないケースは限られています。
Wordファイルなどを共同で編集していると「○○さんが編集中のため編集できません」などと表示されてしまう場合があります。一人しか同時に編集できませんので、この場合は待ち時間が発生してしまうのです。
しかし、クラウドサービスは同時編集に対応しているものが大半です。つまり、無駄な待ち時間を減らせる仕組みなのです。複数人で進行するプロジェクトでは、ドキュメントを共同編集できた方が業務効率を高められるはずです。
ドキュメントの汎用性
ドキュメントの汎用性を活用するのもおすすめです。単なるドキュメントで終わらず、その情報を他のアプリ・システムに連携できるのです。
例えばノートアプリの「notion」は登録内容をGoogleカレンダーに連携できます。notionでタスクを立てて、連携先のGoogleカレンダーで具体的にスケジュールとして管理できるのです。ノートアプリだけでは他のスケジュールとの兼ね合いが把握できませんが、連携すると明確にできます。
また、同じくnotionはチャットツールの「Slack」とも連携できます。notionの変更通知を受け取れる設定が可能であり、プロジェクトメンバーの変更内容をいち早く察知できます。
他システム連携は多くのアプリ・サービスで対応が進んでいます。どのシステムがどのような連携に対応しているのかは日々確認してみましょう。
ノートテイキングが捗るおすすめツール・アプリ
最初にツールの特徴をまとめておきます。
| ツール名 | 料金 | 対応デバイス | 入力方法 | 共同編集 | 他システム連携 |
|---|---|---|---|---|---|
| notion | 基本無料 | Windows Mac Android iOS |
キーボード | 可能 | Googleカレンダー Slack |
| notability | \1,100 | Mac iOS |
キーボード 音声録音 手書き |
可能 | なし |
| Evernote | 基本無料 | Windows Mac Android iOS |
キーボード 画像認識 PDF認識 |
不可能 | Cronofy Trello |
| Google Dcument | 無料 | Windows Mac Android iOS |
キーボード 音声認識 |
可能 | 多数 |
具体的に内容を確認していきましょう。
notion
ドキュメントを作成し共有ができるサービスです。基本的には文章を打つものですが、エクセルのようにデータを扱える「データベース」機能があります。こちらを利用すれば数値の計算をしたり統計を取ったりした結果を、ドキュメントに反映できます。
共有機能を利用すれば、これらの情報をそのまま共有できます。社外向けに数値データを公開したり、数値を含めた実績をポートフォリオとして公開したりできます。
Notability
MacやiOS向けのノートテイキングアプリです。notability独自の機能に「録音しながらメモを取れる」というものがあります。ノートテイキングアプリで録音できるものは限られていますのでこの機能は魅力的です。
こちらを利用すれば、例えば会議を録音しながら議事録が取れます。キーボードで打ち込むだけではなく、画面で書き込みながら記録ができるのです。しかも、録音されたタイミングと書き込みしたタイミングは連携されます。音声を聞きながら何をメモしたか(書いたか)を後から表示できるのです。
他にも手書き文字の認識機能があります。タブレットでメモした内容を文字情報に変換しPCですぐに編集できます。
Evernote
ノートアプリとしては機能が多いものです。Wordなどに負けないような文章作りができます。独自の機能としてPDF認識やカメラ撮影した内容を文章化するなどがあります。
文章作りには良いものですが、文章の同時編集ができません。そのため、「完成したものを公開する」との使い方が基本になってしまいます。機能としては良いですが、複数人で利用したい場合は注意が必要です。
番外編：googleドキュメント
Googleドキュメントは厳密にはノートアプリではありません。しっかりとしたドキュメントを作成するものであり「Wordのクラウド版」とイメージしてもらった方が分かりやすいでしょう。
パソコンで利用するWordとの違いは「クラウドであるため共同編集できる」です。Wordファイルは一人しか編集できませんが、Googleドキュメントであれば多人数で編集できます。
また、Googleドキュメントは共有に対応しているアプリが多数あります。例えばSlackにGoogleドキュメントの共有URLを貼り付けると、Slack内でプレビューできるようになります。他システムと組み合わせての使い勝手は良いものです。
まとめ
ノートアプリはPCとスマホ、あるいは遠く離れた他人と共有し共同で編集できる時代です。更新したデータは一瞬で全てのデバイスに連携され、いつでも・どこでも同じデータを効率よく編集できます。
また、クラウドサービスを利用すれば、他システム連携も実現できます。今回はGoogleカレンダーやSlackとの連携をご紹介しました。このようなものも活用し、ワンランク上のノートテイキングを実現していきましょう。
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