デキる仕事人のデスクトップ整理術｜そのごちゃごちゃ、解決方法教えます

2021年1月28日・ライフハック・業務改善・593views ・影響度：14.5%

「デキる人」はパソコンのデスクトップを定期的に整理しています。
デスクトップが散らからないように整理し、必要なフォルダやファイルへのアクセスに時間を費やさないよう、業務の効率化を図っています。

この記事を読んでいる皆さんのデスクトップはどうでしょうか。アイコンの数が多く使いにくくなっていないでしょうか。そのような人は特に今回の記事を読んで、実践すべき内容を理解しておきましょう！

なぜデスクトップは整理するべきか

なぜデスクトップを整理するべきなのでしょうか。
今回は筆者の意見としてデスクトップを整理するべき理由を3つ解説します。

作業効率が下がるから

作業効率が下がるためデスクトップを整理するべきです。デスクトップにアイコン数が多いと、アイコンを探すのに時間がかかり作業効率が下がってしまいます。

デスクトップに多くのアイコンを置いてしまうと、視覚的に多くの情報が入ってしまいます。
多くの情報が入ると頭で処理するのに時間がかかったり、目や脳が疲れがちで、作業効率が下がってしまう可能性があります。

また、アイコンを多く置きすぎると、一目見た範囲で必要なものが見つからないかもしれません。結果、画面をくまなく探さなければアイコンが見つからず、こちらも作業効率の低下につながります。
デスクトップにあるはずが、ずっと見つからず… （正月の）カルタ状態になったことありませんか？

デスクトップが整理されていないのは、自分の机の上がぐちゃぐちゃなことと同じ！

他にも、デスクトップが整理されていないと、誤操作や反復作業が生じてしまう可能性も十分に考えられます。
例えば、

ファイル名変更時に、「同じ名前が存在する」とエラーが表示され、何回かファイル名を考え直さなければならない…
同じような名前で同じようなファイルの場合、どれが必要としているファイルかわかりづらい…
Aアイコンをクリックしようとしたが右隣のBアイコンをクリックしてしまった…
溜まれば溜まるほど、整理が面倒に！

などが起きてしまい、業務効率が下がってしまいます。

セキュリティ・情報漏洩の問題があるから

一見「なぜ？」と思われる方も多いかもしれません。
しかし、今は「リモートの時代」です。外出時のみならず、ビデオ会議をしている際やコワーキングスペースなどでお仕事をされている方は要注意。
以下のようなこと、心当たりありませんか？

デスクトップの画面共有の際に請求書のファイルやフォルダ名等に他の取引先の名前を設定している
画面共有中うにうっかり関係のないファイルを開いてしまう
ファイル共有の際や、チャットツール等で請求書等のファイルを送信する際に、間違ったファイルをドラッグアンドドロップしてしまう
いつダウンロードしたか、そもそも自分でダウンロードしたかわからないファイルが存在する

もしデスクトップ上に機密ファイルを置いていると、見られたことがきっかけとなり情報が流出してしまうかもしれません。例えば「〇〇を販売しようとしている」と知られてしまうかもしれないのです。

最も危険なのは、一番最後の項目。
身に覚えのないファイルが存在したとしても、デスクトップがごちゃごちゃしていると、そのファイル自体にも気づかず悪意のあるファイルを野放しにしてしまう可能性もあります。

不要なリスクをできるだけ回避するために、デスクトップは常に整理整頓しておきましょう。

起動時間に影響するから

また、起動時間に多少は影響するため、デスクトップのファイル数は少なくするべきです。

コンピューターを立ち上げる際には、デスクトップのアイコンなどを読み込みます。それらの読み込みが完了するまでは、他のアプリなどを開くともたつきます。

デスクトップが整理されておらず多くのものがあると、必然的に読み込むものが多くなります。つまり、読み込みに時間がかかってしまうのです。

現在はスペックが良くなっていますので、読み込みの時間は以前より大分速くなっています。ただ、アイコン数が多いと影響が出てしまいますので、可能な限り少なくするべきです。

業務を効率化するデスクトップの整理法

業務を効率化するためのデスクトップ整理法を3つご紹介します。

クラウドへの保存でショートカットを最小限に

クラウドを活用したデスクトップの整理方法がおすすめです。なるべくクラウド上に保存することで、デスクトップにファイルなどを置かなくて良いようにします。

そもそもデスクトップが整理できない理由に、「デスクトップにアイコンを置く習慣」が考えられます。例えば「作成したファイルを保存する」「どんどんフォルダを作る」「アプリのショートカットを作る」なとです。このような行動が思い当たる人は多いでしょう。

この理由を解決するために、「そもそもパソコンにファイルを置かない」ことを実践しましょう。クラウドサービスを活用し、デスクトップにアイコンを置かなくとも作業しやすい環境を作ります。

例えばクラウドサービスの「Box」「Google Drive」などを利用すると、ファイルをクラウドに保存できます。自分のパソコンから直接クラウドのファイルを操作できますので、デスクトップなどパソコン内にファイルを保存する必要がありません。

クラウドサービスへのアクセスは、Webブラウザを利用する方法や専用のソフトウェアを利用する方法があります。どちらか好きな方を選択し、接続しやすくするためにこのショートカットだけデスクトップに置いておくと良いでしょう。

注意点として、クラウドサービスはトラブルによりサービスが停止してしまう可能性があります。そのため、顧客への提案資料など万が一開けないと困るものは、一時的にパソコン内にダウンロードするなど、臨機応変に対応しましょう。

Windowsの基本機能を最大限活用

Windowsを利用している場合、標準機能を最大限活用しましょう。機能を活用できていないだけで、活用できるようになればデスクトップを整理できる可能性があります。

まず、タスクバーへのショートカット登録を活用しましょう。タスクバーに登録しておけばいちいちデスクトップを表示する必要がなくなり、しかもデスクトップを整理できます。

タスクバーの活用例として、上記でご説明したクラウドサービスへのショートカットが挙げられます。Webブラウザーのリンクやクラウドサービスへのリンクを登録しておけば、デスクトップを開かずともこれらにアクセスできます。

また、どうしてもパソコン内にファイルを保存する必要がある場合は、クイックアクセスを活用しましょう。クイックアクセスは「エクスプローラー」を開いた際に、パソコン内のフォルダへのショートカットが表示できる機能です。デスクトップにフォルダへのショートカットを作らなくともショートカットを管理できます。

さらに、「Windowsマーク」と「Eキー」を同時に押すと、エクスプローラーをすぐに表示できます。つまり、デスクトップやタスクバーを利用することなく、ショートカットを表示できるのです。マウスを利用しなくても良いので、業務効率をさらに高められます。

どうしてもローカルに保存したい場合は自動整理アプリ

どうしてもローカルに保存したい、保存するクセがある人は自動整理アプリの利用を検討してみましょう。

自動整理アプリには様々あり、それぞれが多くの機能を持っています。機能の例をあげると「保存したファイルをリネームする」「保存したファイルを移動する」「正規表現の利用」などがあります。

具体的にアプリの例として「File Juggler」があります。こちらのアプリは設定をしておくと、自動的にファイルの移動をしてくれるものです。例えば「デスクトップに保存されたファイルは〇〇フォルダに移動する」「名前にAが入るものは〇〇フォルダ、Bが入るものは△△フォルダに移動する」などの設定ができます。