2021年12月31日
プロジェクト管理時に最適なURLブックマーク方法とおすすめブクマツール
プロジェクトを推進していると、様々なURLをブックマークしなければなりません。例えば「ファイル共有のブックマーク」「プロジェクトに役立つアイディアのブックマーク」「プロジェクトで利用するシステムのブックマーク」などが考えられます。
これらのブックマークは「接続を容易にするため」に保存したはずです。しかし、うまく管理できていなければ逆に接続を面倒にしている可能性があります。今回はプロジェクトの推進とともに増えてしまうブックマークを、効率よく管理する方法を解説します。
業務の効率化はブックマークの活用が鍵
業務の効率化はブックマークの活用が鍵です。近年はクラウドサービスが普及し、ブラウザ経由でシステムを利用する機会が増えました。
そのため、アクセスを容易にするためのブックマークは今まで以上に重要です。
実際皆さんも次のようなブックマークを多数保存しているのではないでしょうか。
- プロジェクトにかかわる資料
- プロジェクトに関連する調べものの結果
- プロジェクトで利用するシステム
- 個人のスキルアップ系記事
- お役立ちリンク
- 取引先リスト
こららを単なるブラウザのブックマークだけで保存していると、どんどん情報が積み重なってしまい、ある日「あれ、あのURL、どこだっけ？」となるのは、誰しも一度は経験があることでしょう。
ブックマークを探すのに時間をかけていると「接続を容易にする」という当初の目的が薄れてしまいます。
そのため、接続を容易にして業務を効率化するためには「ブックマークを上手く活用する」ということが重要になってきます。
できるビジネスパーソンのブックマーク活用法
できるビジネスパーソンは以下のようなブックマークの活用法を取り入れています。
- 情報はスマートに管理
- アイデアの保存を迅速に
- 情報収集は活用してなんぼ
これらについて以下でご説明します。
情報は「スマートに」管理
ブックマークツールの利用で情報のスマートな管理を実現しています。スマートな管理とは「情報を探しやすく短時間でたどり着ける状況」を指しています。
おすすめのツールは後ほどお伝えします。
一般的にブラウザのブックマーク機能では情報が積み上げられがちで、ブラウザの「ブックマークフォルダ」に無尽蔵に保存されていってしまいます。
この状態では決して管理がしやすいとは言えません。
一応、ブラウザのブックマークフォルダ内にフォルダを作り、階層分けする方法はあります。ただ、フォルダ分けをしてもただのリスト表示であり「探しやすく見やすい状態」にはなりません。
それに対してブックマークを管理できる「Raindrop.io」や「Pocket」などを利用すると、「探しやすく見やすい状態」を作り出すことができます。
例えば「Raindrop.io」では、登録したブックマークを管理画面上で「ドラッグアンドドロップ」するだけで簡単に整理できます。事前にフォルダを作成しておけば、Windowsでファイルを移動するようにスムーズにブックマークを整理できてしまいます。
出典元：Raindrop.io公式サイト
さらに、「Raindrop.io」ではフォルダにアイコンの設定が可能です。
フォルダ名を付与して識別するだけではなく、視覚的に識別できるようになるのです。
結果、「どこに何が保存されているか」を把握しやすくなります。
ツールを利用すれば、上記のようにブックマークを「適切に階層化」して管理できます。また、階層化に利用するフォルダもアイコンなどで視認性を高められます。
そして、階層化して適切にブックマークを管理できれば、それは「ナレッジの蓄積」を意味します。情報を溜めるだけではなく、引き出して使いやすくできるのです。
アイデアの保存を迅速に
ブックマークを活用して、見つけたアイデアをワンクリックで保存できます。
基本的にブックマークはURLを保存するだけの機能です。そのため、そのURLで公開されていたWebサイトが消えてしまうと、せっかく見つけたアイデアを引き出せなくなってしまいます。
しかし、「Pocket」「Evernote」などのツールを利用すれば、ページの保存ができます。ページを丸ごと保存できますので、もしそのページが消えてしまっても情報が失われません。「絶対に失いたくないアイデア」「直感的に後から利用しそうなアイデア」などをワンクリックで保存できるのです。
加えて上記の中でも「Evernote」を利用すると、保存した情報の加工が容易です。必要な情報だけを抜粋したり、思いついたアイデアを「編集」の形で追記したりできます。つまり、「得た情報を元に思いついたこと」や「保存した理由」を編集して書き留めておけます。
ツールを利用すれば、もしページが削除されてしまっても、出会ったアイデアを失うことがありません。さらに、アイデアを思いついた際に参考としたものと思いついたアイデアを一緒に管理できるようになります。
情報収集は活用してなんぼ
ブックマークを活用すれば、プロジェクトに必要な様々な情報収集・管理ができます。
ブラウザの機能で単にブックマークするだけでは、後から見直さない可能性があります。また、後になるとどのような意図でブックマークしたかわからない可能性もあります。
しかし、「Raindrop.io」「Pocket」「Evernote」であればどのツールで保存しても、ツールでの保存には整理作業がついてきます。つまり、ブックマークしただけにならず、無駄なく情報収集ができます。
↓「Pocket」の名前は聞いたことがあるけど、使う機会がなかった方、ぜひご覧ください。
先ほどもご紹介したとおり、ツールではブックマークを階層化して管理したりページをそのまま保存できたりします。これらを継続的に管理していれば、ナレッジの蓄積・情報収集として大きな意味を持ちます。
しかも、「Raindrop.io」の有料プランを利用すれば、「リンク切れ」による古い・誤った情報を自動的に排除できます。
もちろん、ツールを使いこなすためには「定期的に情報を整理する」作業が求められます。どんどんブックマークするだけでは、ブラウザの機能を利用しているのと大差ありませんので、個々の心がけは必要です。
ブックマーク管理をさらに効率化できるサービス3選
上記で名前をご紹介したサービスについて、どのようなサービスであるのか概要をご紹介します。
Raindrop.io
Raindrop.ioはブックマーク管理を主な機能とするサービスです。自由にブックマークが管理できるだけではなく、作成したブックマークの一覧を共有する機能も備わっています。
使い方は簡単でPCやスマートフォン、タブレットなどから利用できます。同じアカウントを利用すればブックマークの共有が可能ですので「どこからでも同じブックマークを利用できる」メリットがあります。
ブックマークはフォルダ分けして管理できるようになっていて、フォルダには名称とアイコンを設定できます。アイコンも設定できますので、名称だけよりも階層の視認性が高まっています。
Pocketは記事を一時的に保存しておけるサービスです。今すぐに記事が読めない場合に、Pocketに登録しておくとページが削除されても安心です。
Raindrop.ioとの違いは「URLを保存する」か「ページを保存する」かです。前者であるRaindrop.ioはページが削除されてしまうと内容が確認できませんが、後者であるPocketはページが削除されても確認できます。
また、Pocketは保存したページにタグを付けたりお気に入り設定をしたりできます。これらを利用すると、より早く探したいページを見つけられます。
Evernote
Evernoteは、ノートと呼ばれる様々な文章を作れるサービスです。イメージができない人は、Wordのような文章を作れるサービスだと考えてください。
基本的には自分で文字を打ったり写真を挿入したりして文章を作ります。それに加えて「Webページ保存機能」があり、これをブックマークのように利用できます。
ページがそのまま保存されますので、ページがなくなってしまう心配がありません。さらに文章として保存されますので、編集も容易です。
作った文章は「ブック」と呼ばれるもので階層分けしたり、ノートにタグ付けしたりできます。これらを利用して簡単に整理できるのです。
まとめ
プロジェクトを推進していると、多くのブックマークを管理しなければなりません。このブックマークをうまく管理できなければ、ブックマークの意味を失くし余計な時間を使うことにつながります。
逆にブックマークを階層化したりページを保存しておくと、ブックマークを探す無駄な時間を最小限に抑えられます。ツールを利用すれば簡単に管理できるようになりますので、ご紹介したツールの導入や活用を検討してみてください。
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