リモートでも業務が捗る時間管理ツール特集

新型コロナウイルスの広がりに伴い、リモートワークが普及してきました。ただ、リモートワークが普及したことで「時間管理」が課題になっていないでしょうか。具体的には「効率よく業務をこなせていない気がする」「部下の残業時間が長い気がする」などが該当します。

このような問題を解決したいのであれば、時間管理ツールの利用がおすすめです。今回はリモートの業務で時間を無駄にしないための時間管理ツールをご紹介します。

リモートでの時間管理にお困りではないですか？

リモートでの時間管理に困っている人が多いのではないでしょうか。リモートになったことで「思うように業務が進まない」と感じていないでしょうか。

具体的には、会社に出勤して働いている時と比較すると「なぜか残業をしている」「ミスが多く出戻り時間が取られる」「社内の情報共有が遅い」などの悩みをお持ちだと思われます。無駄な時間を過ごしていることで、効率が落ちてしまっているのです。

このような悩みは「リモートでの勤務に切り替わったから」こそ発生しているはずです。このリモート特有の悩みを解決する方法について続いては考えていきましょう。

リモートでの時間管理はツールの利用がおすすめ

上記のように「無駄な時間を過ごしている」との悩みを持っている場合、時間管理ツールを利用すると解決できるかもしれません。まずは時間管理ツールを利用すると、どのような理由から悩みを解決できるのかをご説明します。

勤務時間の共有が簡単になる

時間管理ツールを利用すると、勤務時間の共有が簡単になります。「いつ業務を開始したか」「どの業務にどの程度の時間を要したか」「いつ業務を終了したか」などを上司などと簡単に共有できるのです。

勤務時間の共有ができると「効率よく業務ができているか」が分かりやすくなります。例えば残業時間が長くなっている場合「効率が悪く残業している」「業務負荷が高くやむを得ず残業をしている」などの状況を客観的に確認できるようになるのです。

業務は終われば良いだけではなく「効率よくできるだけ短時間で終わらせる」ことが望ましいものです。時間管理ツールを利用すると勤務時間と効率性を簡単に共有できます。

勤務状況が明確になる

時間管理ツールを利用すれば勤務状況が明確になります。部下がリモートワークをする上司が持ちやすい悩みとして「問題なく勤務しているか」があるはずです。この悩みを時間管理ツールが解決してくれます。

多くの時間管理ツールでは「ひとつの業務にどの程度の時間を有したか」を記録できるようになっています。つまり「業務内容に対して必要以上に時間を使っていないか」が明確になるのです。

もし必要以上に時間を使っていれば、上司はその理由を確認するなどの対策が取れます。また、管理される側は「サボっているとバレる」との認識を持てます。時間管理ツールを利用すると、勤務状況を明確にできます。

リモートでも時間を有効活用するためのツール

リモートでも時間を有効活用するためには、時間管理ツールの利用がおすすめです。以下では時間管理をするにあたりおすすめのツールを企業利用と個人利用に分けてご紹介します。

企業利用：Toggl

シンプルで利用しやすいことが特徴の時間管理ツールです。タスクの開始時と終了時にツールのボタンを押すことで、所要時間を把握できる時間トラッキングツールです。

特徴として公式サイトで紹介されている内容で注目したいのは以下のポイントです。

• パソコンやスマートフォンアプリから時間トラッキングができる
• トラッキングデータはどの端末を利用しても一元管理できる
• Gmailなどのブラウザアプリと連携しワンクリックで時間トラッキングができる

まず利用できる端末がパソコンやスマートフォンなど幅広い点がメリットです。どのような業務体系の人にも対応できます。しかも、それぞれの端末で記録したトラッキングデータは一元管理ができます。

また、Gmailなどの外部サービスと連携して、業務に要した時間のトラッキングができます。例えば「〇〇メールを開いて返信が完了するまでの時間」をトラッキングし、メールの返信にどの程度の時間を要したのか確認が可能です。

加えてトラッキングに対応しているツールも100種類以上であると多い点が魅力的です。海外のツールであるため日本では普及していないツールへの対応も多いですが、Googleのサービスなど世界的に利用されているものも多く含まれています。

企業利用：Time Crowd

在宅勤務やテレワークなど、リモートでの業務推進を意識して作られた時間管理ツールです。Webブラウザなどを利用して、簡単に時間管理が可能です。

機能として公式サイトで紹介されている内容で注目したいのは以下のポイントです。

• チーム・メンバー機能で他の人の状況を把握可能
• 単価設定により発生したコストの算出が可能
• 他ツールとの連携が可能

Time Crowdの資料請求はこちらより。

リモートでの業務はほかの人の状況が分かりにくい問題があります。しかし、Time Crowdを利用すると「チーム」機能があり、チーム内の業務状況を簡単に把握できるようになります。

また、単価設定機能がありますので、業務に要した時間からコストの算出が可能です。管理者は「効率が悪く無駄なコストが発生していないか」などをすぐに把握できます。

また、他ツールとの連携機能が用意されています。Googleカレンダーに情報を登録したりSlackに通知を飛ばしたりできますので、効率よく業務を進められます。

企業利用：Team Hack

タスク管理と時間管理をひとまとめにしたツールです。時間管理だけではなく「他の機能も一つのツールに集約したい」と考えている人におすすめです。

機能として公式サイトで紹介されている内容で注目したいのは以下のポイントです。

• タスクに要した時間の測定が可能
• タスクのチャット機能で迅速なコミュニケーションが可能
• 複数プロジェクトを一元管理

タスク管理をメインとしたツールですので、まずはタスクの登録が必要です。このタスクの開始や終了時にボタンをクリックすることで、そのタスクに要した時間の測定ができます。自分でタスクを登録し、計測ボタンを押す作業が必要です。

また、時間管理とはやや異なりますが、タスクにはチャット機能があります。こちらを利用することで、他のチャットツールなどを開いて業務をする手間がなくなります。結果、必要最低限の作業で業務が可能となり、無駄な時間が計測される問題を防げます。

個人利用：TrackingTime

個人向けに時間管理ツールとして提供されているものです。日本語には対応していないツールですが、ワンクリックで時間の測定ができますので利便性には問題ありません。

機能として公式サイトで紹介されている内容で注目したいのは以下のポイントです。

• ワンクリックで簡単に時間管理
• Gmailなどの外部アプリと連携して自動的に時間管理
• 共有機能を利用すれば他のメンバーの情報を確認可能

デスクトップアプリやスマートフォンアプリを利用して、すぐに時間管理が可能です。ワンクリックで開始・終了できますので、誰でも簡単に利用できます。

また、Gmailなど外部アプリとの連携にも対応しています。これらを利用する際にTracking Timeを起動しておくと、どの程度の時間を要したか簡単に記録できます。

まとめ

時間管理ツールを導入すれば「どの業務にどの程度の時間を使用したか」が明確になります。利用者としては「効率よく業務ができているか」を確認できますし、管理者としては「サボらず業務に取り組んでいるか」を確認できます。

時間管理ツールには様々ありますので、何を導入するのかは検討が必要です。特に個人で利用するのか企業として利用するのかは大きな検討ポイントです。企業で利用する場合は、部下の状況を把握する機能があったりサマリー機能が充実していたりする方が良いでしょう。

時間管理ツールを導入すれば、リモートワークであろうとも効率よく業務を進められます。時間を無駄にしないためにも、上手くツールを活用していきましょう。

参考サイト

• togglの特徴：https://toggl.com/track/
• TimeCrowdの特徴：https://timecrowd.net/features
• TeamHackの特徴：https://teamhack.io/
• Tracking Timeの特徴：https://trackingtime.co/features/time-tracker