【非エンジニア向け】安価で業務効率爆速化を目指すための自動化サービス

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業務の効率化を考えるのであれば、自動化サービスの導入がおすすめです。あらかじめ業務内容を設定しておくと、その指示に従ってコンピューターが自動的に業務をこなしてくれます。一度指示を作っておけば何でも利用できますので、利便性が高くおすすめです。

実績、業務を効率化するために、自動化サービスを導入する企業が増えています。今回は自動化サービスの概要やメリット、具体的な自動化サービスをご紹介します。

現在注目されている業務効率化とは

近年はルーチン作業などの定型業務は、自動化して業務効率化をはかる流れが生まれています。人間が対応すると無駄に業務時間を要してしまいますので、コンピューターに対応してもらうのです。

実際、総務省の調査によると「AIなどによる業務の自動」を導入したり導入を検討したりしている企業が増えています。また、これらを社内で普及させるために「業務の自動化に対応する能力」を持つ人材を求める企業が、調査対象の55%以上を占めています。

なお、業務の効率化は自動化サービスを利用するものだけではありません。ただ、この記事では自動化サービスを利用した業務効率化を考えます。

業務を自動化するメリット

最初に業務を自動化するとどのようなメリットがあるのか確認しましょう。具体的なメリットは以下の3つですので、それぞれについて解説します。

業務時間の短縮


業務を自動化すると業務時間の短縮につながります。コンピューターが自動的に業務を進めてくれますので、短時間で多くの業務を進められるようになるのです。

この背景には「コンピューターが自動的に処理した方が人間よりも早い」ということがあります。人間がコンピューターを操作すると「マウスの移動」「キーボードでの入力」など様々な操作に時間を要してしまいます。しかし、コンピュータではこのような操作の時間をほぼ要しません。

また「自動化の設定をしておけば人間が監視する必要はない」との観点もあります。退社時に設定をしておけば、出社時までに自動的に業務をしてくれます。「そもそも人間が関わる必要がない」との意味でも、業務時間が短くなるメリットがあります。

業務の正確性向上

正しく業務の自動化を設定しておけば、業務でミスが発生しません。稀にコンピューターの誤作動を起こす場合はありますが、間違いなく業務を進めてくれます。人間が業務をやるとミスはつきものですが、コンピューターによる自動化ではこの問題を解決できます。

業務に間違いがなければ「間違いで手戻りが発生する」との状況を無くせます。つまり、今まで手戻りの対応に取られていた時間を、異なる業務に充てられるのです。

コンピューターによる自動化は「人間よりも正確」とのメリットを生み出します。それに加えて「手戻り業務の削減」とのメリットも生み出します。

長時間の稼働

自動化サービスは時間を意識せず稼働させられます。つまり、長時間の稼働を期待できるのです。

人間が業務に対応する場合、労働基準法の観点から長時間労働は制限されてしまいます。サブロク協定や労働基準法の上限は超えられないのです。

しかし、自動化サービスであればこの問題がありません。必要に応じて長時間稼動が可能であり、繁忙期などには大きく貢献してくれます。

業務を自動化するためのサービス

業務を自動化するサービスは様々存在します。今回は皆さんに知ってもらいたい4種類のサービスをご紹介します。

IFTTT


IFTTTは様々なツールやアプリを自動的に操作するサービスです。ビジネスで利用するツールはもちろん、家電などで自動操作に対応しているものなどの操作も可能です。

公式サイトにはIFTTTの機能や使い方が数多く掲載されています。その中でもビジネス利用で注目したいポイントは以下のとおりです。

  • 世界で公開されている多くのツールの自動化に対応
  • 自分で自動化を作るだけではなく他人の作成したやり方を利用可能
  • 無料プランもあるなど比較的低価格

IFTTTは世界中で公開されている数多くのツールを自動的に操作できます。公式サイトで紹介されているものの例には「Google」「Dropbox」「Twitter」「GitHub」などがあります。合計では650種類以上のサービスの自動化に対応していると紹介されています。

また、IFTTTには自動化する内容を定義した「レシピ」と呼ばれるものがあります。IFTTTはこれに従って自動化の処理を進めます。このレシピは公式サイトなどで公開されています。公開されているものを利用すれば、初心者でも簡単に自動化の設定ができます。

PowerAutomate

Microsoft PowerAutomate 公式ページ

Microsoft社が開発するクラウドで提供される自動化ツールです。Microsoft社が開発していることもあり、Microsoft製品の自動化を得意としています。また、同じくMicrosoft製品のAzureやOneDriveなどとの連携も得意としています。

公式サイトには使い方や特徴が羅列されています。その中でも注目したいものをピックアップすると以下のとおりです。

  • RPA機能を利用して繰り返し業務を自動で実施
  • 直感的な操作で誰でも自動化が可能
  • APIを利用してMicrosoft製品以外でも操作可能

PowerAutomateにはRPA機能があります。複雑な自動化でも事前に登録をしておけばその通りに動いてくれるのです。「複雑」と聞くと操作が難しいように思うかもしれませんが、操作は直感的で誰でも操作が可能です。また、Microsoft社が公式で公開している「テンプレート」を利用すると、その操作を簡単に導入できます。

Microsoft製品を得意としたものではありますが、APIを利用するとMicrosoft製品以外も操作できます。Slackなどビジネスの場で利用される機会が多いものを操作できますので、利便性は決して悪くありません。

WinActor

WinActor 公式ページ

WinActorはNTTグループが開発する国産のRPAです。国産のRPAであることから、日本語でのサポートを受けられることが特徴です。RPAのシェア1位の「UiPath」は海外製品であり英語が求められる場合がありますが、こちらでは言語を意識する必要がありません。

公式サイトによるとWinActorには9つの特徴があります。その中でも特に注目したいポイントは以下のとおりです。

  • Windows端末から操作可能なソフトウェアをすべて自動化
  • 初心者でも直感的に操作可能
  • 個々のPCにインストール可能
  • 最短即日で利用可能

まず魅力的であるのは、Windows端末から操作可能なソフトウェアをすべて自動化できる点です。人それぞれ自動化したい業務や対象となるソフトウェアは異なるものですが、WinActorではどれも解決してくれます。しかも、設定作業は初心者でも直感的に操作可能ですので、自分の好きなようにカスタマイズできます。

導入事例

参考例

また「RPAは導入が大変そう」とのイメージがあるかもしれません。しかし、WinActorは個々のPCにインストール可能で最短即日利用できます。「数台だけにお試しで導入してみる」といったことが可能ですので、中小企業でも気軽に導入を検討できます。

まとめ

業務自動化ツールを利用すれば「短時間で」「正確に」業務をこなせます。人間が短時間で焦って対応するとミスを誘発してしまいますが、自動化ツールであれば正確です。

どのような業務を自動化できるかは、利用するツールによって異なります。どのようなソフトウェアでも自動化できるものもあれば、特定のソフトウェアや業務に対応しているものもあります。ここは内容を比較して、自分に合ったものを見つけなければなりません。

参考サイト

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