2022年7月29日
【プロジェクト管理】Jootoでこだわり尽くすタスク管理体験。長期利用者が徹底解説
業務やプロジェクトを管理するツールは様々存在しています。それぞれ特徴がありますので、業務の運用に沿ったものを利用するのが理想的です。
今回は様々なツールの中でも「Jooto」をご紹介します。必須項目が少なく柔軟に利用できるもので、業務やプロジェクトに合わせて様々な使い方ができます。今回は基本的な使い方と使いこなすための活用法について解説します。
Jootoとはなにか
Jootoはカンバン式の業務・プロジェクト管理ツールです。業務を「タスク」と呼ばれる細かな単位で管理するもので、幅広く受け入れられている手法です。
世の中にはJootoのようにタスクを管理するタイプのツールは数多く存在します。それの中でも今回Jootoを選んだ理由は「実際に利用してみて直感的に使いやすいツール」だからです。プロジェクト管理のために複数のツールを利用してみた結果、特に使いやすかったものをご紹介しています。
出典：Jooto公式サイト
Jootoの基本的な使い方
基本的な使い方としては利用者が業務を「タスク」をツールにどんどんと登録します。このタスクが管理の対象となりますので、可能な限り抜け漏れがないように登録しなければなりません。
タスクを登録するにあたり、最低限必要なのはタスクの名称です。タスクの内容を示す部分ですので、わかりやすいように設定しなければなりません。言い換えるとこれ以外に必須の入力項目はありません。用意されている項目を上手く利用して、使いやすいような運用を考えられるようになっています。
タスクの登録さえすれば利用できますので、使い方としては非常に簡単なものです。UIは直感的に利用できるように作られていますので、ツールを見れば誰でもすぐに使えるようになります。
Jootoの基本的な使い方に難しい部分はありません。ただ、柔軟であるからこそ、企業やチームなど複数人で利用する場合には上手く使いこなしきれない部分があります。以下ではJootoの柔軟性を踏まえ、どのような活用をすれば良いのか具体的な方法で解説します。
Jootoをさらに使いこなす5個の活用法
Jootoは活用法を知るとさらに使いこなせます。以下では上司やリーダとその他メンバーなど複数人で利用する場合の具体的な活用法を解説します。
その①：ガントチャートによる負荷度合いの共有
出典：Jooto公式サイト
ガントチャートを利用すると、メンバーそれぞれの業務量が直感的に把握できます。文字で書かれたタスクだけを見ていても「個人の負荷状況」「パラレルタスクの度合い」は分かりにくいですが、ガントチャートを利用すると一気にわかりやすくなります。
しかも、Jootoではタスクが完了しているかどうかもガントチャートで確認できます。負荷がかかっているかどうかだけではなく、遅延していないかどうかも把握できるのです。遅延している場合は他のタスクの対応状況をガントチャートで確認し、どのような対応をするべきか判断できます。
出典：Jooto公式サイト
その②：実績入力によるコストの把握
一般的にタスクには自分が対応する予定を入力します。どの程度の工数が必要となるかを考え、期日から逆算してスケジュールを立てるのです。
このようにタスクには「未来の予定」を入力するのが基本です。Jootoなどのツールは、先のスケジュールを管理するためにあります。
ただ、必ず未来の予定を入力しなければならないわけではありません。また、入力した内容を変更してはいけないわけでもありません。そのように考えると「タスクの予定を実績に変更する」との作業をすると、そのタスクにどの程度の時間がかかったのかを把握できます。
どの程度の時間がかかったのかを把握できれば、業務に発生した時間的なコストを把握できます。上司は「想定よりも時間がかかっていてコスト的には赤字である」などの状況を把握できるようになるのです。
なお、時間的な実績を把握するために、細かく内容を入力し直すのは手間です。そのため、日々のタスク入力など棚卸しのタイミングで、過去の実績も入力する運用をおすすめします。
その③：Googleカレンダー連携とメール通知
Jootoには設定をするとGoogleカレンダーに連携する機能があります。自動的に連携できるようになりますので、これを利用するとガントチャートだけではなくカレンダーでもスケジュールを管理できます。しかも、複数人のGoogleカレンダーに登録できますので、自分だけではなく上司や他のメンバーともタスクや締め切りを共有できます。
出典：Jooto公式サイト
また、Googleカレンダーに連携をすると、Googleカレンダーからリマインドの通知やメールを受け取れます。Googleカレンダーでの設定は必要となりますが「上司が部下のタスクをフォローする手間がなくなる」などのメリットがあります。
その④：タグ付けによるプロジェクトを横断した把握
タスクにはタグを付けられるようになっています。タグはカスタマイズが可能であり、使いやすいように内容を変更できます。
出典：Jooto公式サイト
おすすめの利用方法は、タスクに「どのプロジェクトであるのか」をタグ付けしておくことです。タスクを見てなければどのプロジェクトに紐づく業務なのか分かりにくいですので、タグをつけて横断的に把握できるようにするのです。
タグを付けておけば、どのプロジェクトでどの程度の差がかかっているのかを把握しやすくなります。明らかにタスクの多いプロジェクトがあれば、上司は状況を気にかけるなどの対応を取れるようになるのです。個人としても横断的に業務を把握できますので、どのプロジェクトにどの程度の時間を割くのか検討ができます。
その⑤：コメント機能を利用したコミュニケーション
それぞれのタスク内でコメントが可能です。コメントができますので、メンバーや上司とのコミュニケーションツールに利用できます。
しかも単にコメントするだけではなく「タグ」と呼ばれる機能を利用すると、特定の人に通知を飛ばします。Jooto内での通知にはなりますが、しっかりと通知されますので見落としを可能な限り防げます。
タスクを管理するツールは、ただ単にタスクを管理するだけになってしまう場合があります。そうなると「タスクの内容について別途メールで問い合わせる」など別の手間が発生してしまいます。
しかし、Jootoではタスクに対してコメント機能が用意されています。これを活用することで、別の連絡手段を利用せずともタスクの内容についてコミュニケーションがとれます。
まとめ
業務やプロジェクトを管理するためのツールとしてJootoをご紹介しました。人気のツールのひとつですので、まずは概要について知っておくと良いでしょう。
また、Jootoには今回ご紹介したような活用方法があります。柔軟な使い方ができますので、業務やプロジェクトに合わせた使い方をしてみましょう。単なるスケジュールや業務の管理ツールにとどまらず、コスト計算の資料などにも利用できます。
また、Googleカレンダーへの連携やタスク内のコメント機能など、コミュニケーション面も充実しています。あまり外部のツールを利用することなく、Jootoだけでも業務を完結させられますのでおすすめです。
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