仕事の効率が悪い人の改善策は？組織における対策も紹介します！

どうにも仕事の効率が悪く、改善策はないかと考えている。

そんなときには、まず仕事の効率が悪くなってしまう人の特徴を知っておくことが大切です。

その特徴を解消するための対策を行うことで、日々の業務をより効率的に進めることができます。

今回は、仕事の効率が悪い人の改善策をご紹介し、効率が悪くなってしまう組織の特徴もあわせてご紹介します。

個人でもできる対策と、組織が行うべき対策の双方を実践して、組織の生産性を高めていきましょう。

仕事の効率が悪い人の特徴

まずは、仕事の効率が悪い人の特徴を見ていきましょう。

優先すべき仕事を把握できていない

仕事の効率が悪い人の特徴としてまず挙げられるのは、優先すべき仕事を把握できていないという点です。

やるべき仕事を大量に抱える中で、手当たり次第に仕事に取りかかっていては、重要な仕事や先に終わらせるべき仕事を見逃してしまう可能性があります。

着手する順番を変えるだけでも、所要時間を大きく減らせることもあります。

また、優先度が把握できていないということは、その仕事の重要度が把握できていないということでもあるため、あまり重要ではない仕事に必要以上の時間を使ってしまっている可能性もあるでしょう。

まずは、仕事の重要度・優先順位を今一度確認することが改善策となります。

可能であれば上司や同僚と、優先順位を共有していきましょう。

周囲の人を頼れていない

周囲の人を頼ることができていないという点も、仕事の効率が悪い人の特徴として挙げられます。

責任感を感じて自分自身で全てを終わらせようという気持ちは大切にすべきものですが、それが原因で組織の仕事が滞ってしまっては本末転倒です。

また、本来自分がやる必要のない仕事まで引き受けてしまい、仕事が終わらなくなってしまうケースもあるでしょう。

自身の仕事能力とキャパシティを把握したうえで、他人を頼るべき時には頼り、自身の適切な仕事量をこなすようにしましょう。

完璧を目指しすぎてしまう

完璧を目指しすぎてしまう点も、仕事の効率が悪い人にありがちな特徴です。

どんな仕事も、もれなく完璧にこなすことは至難の業です。

やろうと思えばいくらでもクオリティを上げられる仕事も多くあるでしょう。

仕事の質を高める場合、60%くらいまで進める労力に比べて、90％から100%にすることには何倍もの労力が必要となる、といったケースもしばしばです。

ときには、仕事を完璧に遂行することを諦める勇気をもって、他の仕事に着手する選択も必要になります。

仕事の効率が悪い人がとるべき改善策

ここでは、仕事の効率が悪い人がとるべき改善策をご紹介します。

仕事の優先順位を明確にする

先述のように、仕事の効率が悪い人がとるべき改善策としてまず挙げられるのは、仕事の優先順位を明確にするということです。

優先順位を明確にするためには、仕事の全体像を俯瞰することが大切です。

全体を捉えることによって、目の前の仕事だけに集中する状況を解消し、仕事の重要度を把握することにもつながります。

全体を把握し、仕事の優先順位がわかれば、計画的・効率的に仕事を進められるようになるでしょう。

周囲を頼ることを心掛ける

周囲を頼ることを心掛けることも、仕事の効率が悪い人がとるべき改善策といえるでしょう。

自身のキャパシティでは対処しきれない仕事だと判断した場合には、すぐに周囲に協力を求めることが大切です。

納期が近づいてから協力を求めてしまうと相手の予定を急遽変更することにもなり、最悪の場合協力してもらえないこともありえるため、早めの連絡が重要です。

また、自身の得意分野や苦手な分野を把握しておくことも有効です。

仕事にかかる時間や仕事のクオリティを予測することで、周囲に頼るべきか否かの判断を早い段階で行えるようになるでしょう。

頼るべきところは周囲の人を頼って、自分が力を入れるべき重要な仕事のクオリティを向上させましょう。

完璧を目指さない

完璧を目指さないよう意識することも、仕事の効率の悪さを解消するためには必要となります。

先述したとおり、完璧を目指して仕事を始めるといつまでたっても仕事が終わらないという事態が発生してしまいます。

一つの作業を100%で終わらせるよりも、全ての仕事を80%で終わらせるような意識を持って仕事に取り組みましょう。

「巧遅（こうち）は拙速（せっそく）に如（し）かず」という古くからの慣用句にもあるように、良い出来でも遅いものは、多少拙（つたな）くても速く出来上がるものに及ばない、ということも多くあります。

一方で、実際に仕事をはじめると完成させたくなってしまうこともあるでしょう。

このような場合には、あえて仕事に制限時間を設定し、その時間内で達成できたところまでを成果とするといった工夫も有効です。

仕事の効率が悪い組織の特徴

ここからは、仕事の効率が悪くなってしまう組織の特徴をご紹介します。

個人で改善できる点も大切ですが、業務改善を推進する雰囲気を組織で作っていくことも大切です。

情報共有を軽視している

仕事の効率が悪い組織の特徴の代表例が、情報共有を軽視しているという点です。

協力して業務を進めるべき組織において、組織内での情報共有が軽視されている状況は仕事の効率低下につながります。

情報共有がなされていないと、本来着手しなくてもよい余計な業務や情報共有不足によるトラブルが発生してしまう可能性が高まります。

また、協力を仰ぎたい場合にもなかなか周囲に連絡ができない、頼まれた側も現状がどんな状況なのかわからず何を協力してよいかわからないといった事態も発生しかねません。

業務が体系化されていない

業務が体系化されていない点も、効率が悪い組織にありがちな特徴です。

マニュアルなどで業務が体系化されていないと、業務内容が各従業員によって変わってしまうため、業務効率の低下につながります。

新入社員や新たに配属された従業員にも毎回直接指導を行う必要があるため、毎回の教育の手間が発生してしまう点もデメリットといえるでしょう。

また、特定の担当者がいないと業務を遂行できない「属人化」が発生してしまうと、その従業員が欠勤や退職した際のリカバリーが大変になるというリスクも発生してしまいます。

仕事の効率が悪い組織がとるべき改善策

ここでは、仕事の効率が悪くなってしまう組織がとるべき改善策をご紹介します。

マニュアルを作って業務を見える化する

マニュアルを作って業務を明確化することは、仕事の効率が悪い組織がとるべき改善策として有効な手段です。

マニュアルを作成することで教育や研修、共有の手間が大きく削減され、新しく業務に携わる従業員も毎回質問することなくマニュアルを参照して業務を進められるようになります。

これまで特定の担当者しか着手できなかった業務を周囲の従業員がサポートできるようになるため、担当者の仕事量に応じて仕事を再分配できる点もメリットといえるでしょう。

突如として担当者が退職してしまい、代わりに業務を行うことになった、といった緊急事態が発生した際の対応のしやすさも大きく変わってきます。

デジタルツール等を利用した業務改善を行う

デジタルツール等を利用した業務改善も、仕事の効率が悪い組織において有効な改善策となります。

近年ではDX推進の傾向が企業でも広がっているため、デジタルツールを利用した自動化は、業務の効率化とともに自社の世間からの評価を向上させます。

また、新しい技術やツールを取り入れることによる業務改善・効率化を組織で推進する際には、その努力を正しく評価できる制度や雰囲気作りも重要です。

業務改善に対する努力が適切に評価に反映されることで、従業員の効率化に対するモチベーションアップにもつながるでしょう。

効率が悪い仕事を改善して組織の発展につなげよう！

今回は、仕事の効率が悪い場合の改善策を個人と組織とに分けてご紹介しました。

仕事の効率が悪い人や組織には、今回紹介したような原因があるため、解説した対応策によって大きく改善することも少なくありません。

また、組織の仕事効率が悪い場合には、従業員の業務改善への意識を評価するような雰囲気作りも大切です。

個人でできる取り組みと、組織で行う取り組みとの、双方のシナジーを活かして、自社の生産性をさらに高めていきましょう。