ビジネスマン必見！PDFスキャンを使って紙業務とおさらば！アプリ比較5選

ビジネスマン必見！PDFスキャンを使って業務の効率化を図ろう

テレワークという言葉が、日常生活を送る中で耳にする機会が多くなりました。多数のIT企業が世の中に溢れ、様々なシーンでテクノロジーの進化を目の当たりにすることが出来ます。

しかし、テレワークで仕事をすることができる企業はまだほんの一部で、第一線で活躍をされているビジネスマンが大半です。

「自社の風習ではテレワークどころか、まだまだ昔の体質に囚われて仕事をしているよ。」

「日常業務の効率化を図りたいけど、上に提案してもどうせ却下されるだけだから。」

自身の考えを声に出そうとしても、周りの空気感がそれを許してくれない。そんな経験をされている方は少なくないでしょう。

しかし、テクノロジーが更に進化を遂げる今。

大切なのは自身の行動です。仮に会社がテクノロジーを取り入れずとも、あなた自身が身の回りから取り入れていく事は可能です。

もっと効率的に仕事がしたい

これから先、会社で一目置かれる存在になる。ステップアップした転職を目指す。どちらの道を選ぶとしても、少しでも多くのテクノロジーに触れていくことが大事なポイントになります。

今回の記事では、効率的に仕事ができる様になるためにどの様な事を取り入れていくべきか？ということに着目し、PDFを使ってできる事をお伝えしていきたいと思います。

仕事が遅い原因は膨大なやり直しの時間

仕事をする上で時間をとられている代表例の一つは、『やり直し』による時間です。

上司からお願いされていた仕事をうまく把握できておらず、仕事の８割を完成させたところで上司に報告をしたところ、解釈の違いからやり直しを命じられる。そんな経験をした方は少なくないのではないでしょうか。

このやり直しの時間を無くしていくためにも、日頃の報連相の徹底や、日常業務の効率化を図る事はとても大切な事です。

書類を整理することの大切さ

書類の管理は、とうの昔からオンライン管理が注目されています。しかし、実際企業内でこれが行われているかと聞くと、まだまだ紙ベースでの管理が主流です。

紙媒体の良さは『手軽さ』です。どんな状況であろうと、さっと取り出せてさっと書くことができる。しかし、これが膨大な量になってくると話は変わります。

書類の山に埋もれている中、特定の書類を探す事は非常に困難でしょう。作業をする机が資料に埋もれていると、物理的にも作業自体が困難になりますし、何より精神的にもあまり良いものではありません。

紙媒体の最大のメリットである手軽さをより良くするためにも、身の回りの書類をテキスト化する事によって、ものによっては紙媒体で書類の整理。頻繁に使うものでなければデータ化。そうやって双方のメリットを取り入れていく事を始めてみましょう。

PDFアプリを使いできること

PDFとは、物理的に印刷する状態のものを保存する電子ファイル形式の名称です。簡単にまとめると、『電子の紙』です。データ容量が軽い、パソコンの環境に左右されにくい、というメリットがあり、様々なシーンで利用することができます。

無料版・有料版とありますが、まずは無料版で使い勝手を知って頂き、できる幅を増やしたくなった際に、有料版の購入を検討された方が良いでしょう。

無料版でもできる事は多々あります。スマホで写真撮影した画像をPDFとしてデータ化し、スマホで閲覧・テキストの追加も可能です。

PDFを使い書類をデータ化するメリット

前述もしましたが、日常的に使用する書類をデータ化する事は物理的にも精神的にもメリットがあります。

例えば、日頃から使用する書類の中で代表的なのは『営業日報』があるでしょう。日報を紙媒体で管理すると、毎日最低でも１枚ずつ紙が増えていきますので、あっという間に書類の山になってしまいます。

日常的に増えていく書類をデータ化する事で、書類の整理はもちろん、検索機能を使う事で欲しい情報をすぐに見つけることができる。というメリットがあります。

上司にお願いされていた資料を探すとき、紙媒体の書類の山から特定の資料を探し出すのは時間の浪費にもつながります。

書類をデータ化することで、そういった時間の浪費を防ぐだけでなく、上司からも「仕事が早い。」と一目置かれる存在に近づくことが出来ます。

OCR機能を使い写真とテキストを分けてデータ化

OCRとは、「Optical Character Recognition」の略で、「光文字認識」という意味になります。撮影した画像の中から文字を認識し、データ化する機能です。

有料版を使用することで、写真とテキストを分けてデータ化する機能や、保存するデータ形式を変更することも可能です。

PDF以外にも「Word・Excel・PowerPoint」と言った代表的な形式に出力することは勿論、中にはプログラミング言語のHTML形式に変換することができるソフトもあります。

無料版でも、自動で文字を認識しデータ化する事はもちろん、撮影した書類のデータにコメント追加する機能や、撮影したデータを共有する機能を搭載したアプリもあります。

おすすめアプリ5選

今回ご紹介させていただくアプリは下記の通りです。まずは簡単に表をまとめました。

各アプリの特徴については、それぞれ解説いたします。

Adobe Scan

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PDFと言えば、このAdobeを彷彿とする方が多いのではないでしょうか。データ形式がPDFのみとはなりますが、特徴的なのはOCRの性能の良さ。より正確に文字スキャンを目的としたい方におすすめです。
 

Cam Scanner

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全体的にバランスがよく、欠点があまりないというのが特徴です。画質の良さ、OCRの性能も良好で、編集の際に取り込みたくない画像の部分にぼかしを入れることができるのもポイントです。
 

Microsoft Office Lens|PDF Scan

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OCR機能に若干の見劣りを感じるものの、その最大の特徴はなんといってMicrosoft社が制作しているということです。データの出力形式を重要視される方におすすめで、PDFのみならず、Word、PowerPoint形式に変更することが可能です。
 

Evernote Scannable

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Evernote Scannableの最大の特徴は、なんといってもEvernoteに直接データを送ることができる点です。外出先でさっとデータを会社に送りたい際におすすめです。
 

Scanbot

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Scanbotは有料版にのみ、OCR機能をつけることが可能です。しかし、特徴的なのは指定したクラウドサービスに自動保存が可能なことです。撮影したデータを手軽に保存していきたい際に有効です。
 

最後に

いかがでしたか？今回はいかにしてデジタル化を進めることによって、日頃の業務を効率的にできるか？という観点から、記事を作成させていただきました。

テクノロジーの進化が進み、日常業務を円滑に進めるツールは世の中にたくさん出てきております。ただし、ツールはあくまでツールにすぎません。

大切なのは、そういった便利なツールを使用する人間です。便利なツールを使いこなしていき、社内・社外で一目置かれる存在になっていくためにも、今回の記事が新しい何かに挑戦していくきっかけになる事ができれば幸いです。