業務の属人化は何が悪い？｜属人化のデメリットと予防方法を徹底解説！

自社において、専門的なスキルが要求される業務を一人の社員に任せてしまっている、という状況は生じていませんか？このような状況は「属人化」と呼ばれ、組織にとって、リスクやデメリットの多い状態として知られています。では、属人化には、具体的にどのようなデメリットがあるのでしょうか？今回は属人化のリスクやデメリットに加え、その予防方法をご紹介します。

属人化とは？

属人化とは、ある業務を担当できる人材が、特定の人材に限られてしまっている状況のことです。専門スキルが求められる、業務フローが明確にされていない、といった状況では属人化が起きやすいといえるでしょう。一度業務が属人化してしまうと、それを解消するための労力が必要となるため、そのまま放置されて属人化が常態化する、という状況に陥りかねません。

属人化によるデメリット

それでは属人化が発生してしまうと、いったいどんなデメリットがあるのでしょうか？ここからは属人化によるデメリットを詳しくご紹介します。

担当者の業務負担が大きくなる

属人化によるデメリットとしてまず挙げられるのは、担当者の業務負担の増加です。仮に業務を担当できる人材が一人しかいない場合、その業務の進行は全て一人の人材に任されることになります。担当者の負担は大きくなるものの、その負担を軽減する手段がない、という状況に陥る可能性もあるでしょう。業務負担が増えると担当者の労働環境の悪化につながり、最悪の場合には退職という選択をされてしまう可能性もあります。専門スキルを持った人材が退職してしまえば、事業が立ち行かなくなるリスクも発生するため、このような事態は断固として避けたいところです。

業務がブラックボックス化してしまう

属人化によって業務のブラックボックス化が発生してしまうことも大きな問題点です。業務内容がマニュアル等で整備されていない場合には、その業務に関する工程やノウハウは一人の担当者によって管理されていることになります。この状態は、以下のような状況を作り出す原因となってしまいます。

他の社員への引継ぎが難しくなる

業務が属人化してしまうと、他の社員への業務の引継ぎが難しくなります。配置転換によって担当者が変わる場合には、新たにその業務を担当できる人材を育成する必要も出てくるでしょう。専門性の高い業務の場合には育成に時間を要するうえに、これまでの担当者が突然退職してしまった場合には育成自体が難しくなる場合もあります。属人化を解消して多くの人材が業務内容を把握しておくことが、このようなリスクの回避につながるでしょう。

業務のクオリティが特定の担当者に左右される

業務のクオリティが一人の担当者に左右されることも属人化の問題点です。複数の社員でカバーしあえる環境があれば、業務の改善やミスの指摘を行うことができます。しかし、属人化してしまっている場合には、業務のクオリティは担当者のスキルやノウハウに左右されてしまいます。業務の質にムラを発生させないためにも、属人化を解消して複数人で業務に携われる環境を作った方がよいでしょう。

トラブルの発生に気づきにくい

属人化が常態化している状況では、トラブルの発生に気づかない場合もあることでしょう。周囲の社員が業務の内容を理解していない場合、担当者自身が気づかなければ、ミスやトラブルの発生を認識することができません。最悪の場合には、担当者によってミスが隠ぺいされても誰も気づかない、という状況に陥ることも考えられます。

属人化にはメリットもある

ここまで属人化のデメリットを解説しましたが、属人化にはメリットも存在します。ただし、先述したようにデメリットが非常に大きいため、意図的に属人化させる場合にはデメリットを理解したうえで、明確な目的を持って行うようにしましょう。

専門性の高い人材を育成・確保できる

業務を属人化させることによって、専門性の高い人材を育成・確保することにつながります。属人化している業務は一人の担当者があらゆる業務を行うことになるため、自然とその業務のノウハウがたまっていきます。日々の業務の中で知識や応用力が培われるため、その分野のスペシャリストを育成したいという場合には属人化も一つの方法といえるでしょう。しかし、裏を返せば他の人材にノウハウが蓄積しないということにもなるので、業務の引継ぎが難しくなるというデメリットも常に考慮しておきましょう。

一人で業務をするため高い自由度がある

属人化している業務は基本的に一人で行うため、高い自由度で行えます。チームで動く場合の情報共有や意思決定などの手間が軽減されるため、自分のやり方で責任を持って業務に取り組むことができます。担当者にとっては高い裁量権を与えられているという自覚も生じるため、業務へのモチベーションが向上する場合もあるでしょう。ただし、その人物が責任感を持ち、高いモチベーションや倫理観を持って業務を担当してくれる人物か、パーソナリティも重視した判断が必要になります。

属人化を防ぐには

前項ではメリットを紹介したものの、やはり基本的に属人化は避けたいものです。ここからは、属人化を防ぐための方法をご紹介します。

業務を整理し標準化を行う

属人化を防ぐための基本となるのが、業務の標準化です。標準化とは誰がその業務を行っても同様の手順で、同様の結果が得られるような環境を構築することを指します。ここからご紹介する具体的な方法は、全てこの標準化を目標に行うものです。適切な標準化を行えば、属人化の原因となることが多い専門スキルを、部署内の人材に共有できるでしょう。

わかりやすいマニュアルを作る

業務の標準化を行う際にまず用意したいのが、わかりやすいマニュアルです。煩雑で専門性の高い業務が属人化していた場合には、マニュアルの作成が追い付いていない場合もあるでしょう。その場合、担当者の頭の中にあった業務工程が形になっていないことが原因で、周囲にノウハウが共有できていないことになります。漠然としていた業務内容を「見える化」することは、属人化を解消するための第一歩です。属人化によるリスクを回避したい場合には、時間や労力を惜しまずにマニュアルの整備に努めましょう。

業務工程をシンプルなものにする

業務の標準化を行う際には、可能な限り業務工程をシンプルにすることが大切です。わかりやすい業務工程となれば、マニュアルの共有や研修を行う際にも手間をかけずに業務内容を浸透させやすくなります。マニュアルを作成する際には、これまでなんとなく行っていた無駄な業務工程が発見されることもあるでしょう。それを機に業務全体の簡素化を行い、より浸透しやすい形で業務工程を整備しましょう。

大人数を対象にした研修を行い共有する

シンプルな業務工程、わかりやすいマニュアルを整備したら、それらをもとに大人数を対象にした研修を行うとよいでしょう。マニュアルという形で見える化することにより、これまでブラックボックスとなっていた業務内容を皆で共有することができます。該当業務を担当できる人材が増えるのはもちろんのこと、周囲が業務内容を把握することでトラブルやミスの発見もしやすくなります。このように、より多くの社員が業務内容を把握しておくことで、属人化によるリスクを大きく軽減できるでしょう。

標準化を行って属人化のリスクを回避しよう

今回は属人化のリスクやデメリットに加え、属人化の予防方法をご紹介しました。一人の人材に依存してしまう属人化は、組織にとっては大きなリスクとなります。その対策として標準化が有効ですが、マニュアルの整備や研修に多大なコストが生じることも事実です。いつリスクが表面化するかわからない属人化をできる限り早い段階で解消するためにも、計画的な対策を行っていきましょう。