2022年7月29日
業務改善コンサルとは？サービス内容や依頼する際のポイントを解説
自社の業績を上げるために業務を効率化したいものの、どのように業務改善を行ったらいいのかわからない。こんな悩みをお持ちではありませんか？そんな時には、業務改善コンサル会社への依頼を検討することをおすすめします。業務改善コンサルを利用すれば、自社にはなかった知見やノウハウを利用して、専門の担当者のサポートのもと、スムーズな業務改善を行うことができます。今回は、業務改善コンサルのサービス内容や、依頼する際のポイントについて解説します。
業務改善コンサルを依頼するメリット
業務改善コンサルを依頼すれば、自社の現状が客観的に分析されたうえで、自社に適した業務改善についてのアドバイスが受けられます。ここでは、業務改善コンサルを依頼するメリットを、より詳細に解説します。
自社にはなかった知見で業務改善ができる
業務改善コンサルを依頼することで、これまで社内にはなかった知見を活かした、業務改善が可能になります。社外からの客観的な助言がもらえるため、これまでに気づかなかった問題点や改善案の発見が期待できます。また、自社と類似したケースの対応を行った経験があるコンサル会社に依頼できれば、他社が行っている施策についての知見を取り入れる機会にもなります。
マンパワーを落とさずに業務改善ができる
自社のコア業務のマンパワーを落とさずに業務改善ができるのも、業務改善コンサルに依頼するメリットです。自社の従業員だけで業務改善を行う場合には、コア業務に割いている人員や時間を業務改善に回す必要があります。業務改善の担当となった従業員は、これまでと異なる業務に携わることになるため、業務改善が思うように進まなかったり、コア業務に支障をきたしてしまったりするリスクも生じてしまうでしょう。コンサル会社の担当者の力を借りて、外部のマンパワーを利用することで、このようなリスクを抑えることにもつながります。
業務改善のノウハウが蓄積される
業務改善コンサルを利用することで、自社に業務改善に関するノウハウが蓄積されるというメリットも見込めます。自社の力だけで業務改善を行っても、新しいノウハウの蓄積はなかなか見込めません。コンサル会社に依頼して、プロの業務改善の手法を知ることで、今後、自社で業務改善を行う際に使えるノウハウの獲得が期待できます。ただし、コンサル会社に業務改善を丸投げしてしまうと、どんな手法で改善を行ったかを把握することが難しくなってしまい、ノウハウを学ぶことができません。担当者としっかりコミュニケーションを取ることを通じて、業務改善のノウハウを積極的に学んでいく姿勢も大切です。
業務改善コンサルのサービスの流れ
業務改善コンサル会社では、どのような手順で業務フローの改善を行うのでしょうか。ここでは、その大まかな流れをご紹介します。
業務フローを可視化する
業務改善コンサルがまず行うのは、業務フローの可視化です。問題の改善を行うには、現状の業務をしっかり把握することが欠かせません。慣習化、属人化されていまっている業務に潜む問題点を見つけるためには、可視化することが必須です。現状の業務フローを担当者に伝えて、もれなく可視化し、入念に整理しましょう。この際、現場の従業員およびコンサル会社の担当者との連携も重要になります。
問題の原因を特定する
業務を可視化したら、続いて問題がどこにあるのかを分析して原因を特定します。問題を精査するにあたっては、ロジックツリーをはじめとしたフレームワークを利用して分析を行います。また、実績豊富なコンサル会社であれば、類似した他社のケースに対処した際の経験から、原因の特定につなげられる可能性もあります。そのため、コンサル会社の専門としている業界や実績は事前によくチェックしておきましょう。
問題の改善を行う
問題の原因を特定したら、いよいよ改善案の策定に入ります。最終的に改善案が自社に適しているかどうかの判断は、業務内容に詳しい自社側で行うこととなります。そのため、自社の現状や現場の声を参考に、コンサル会社と連携して改善案を立案しましょう。また、改善案を実行して得られた効果を確認する効果測定も、忘れずに行う必要があります。効果が芳しくない場合には、効果測定の結果をもとに改善案を更新し、より効果的な施策にアップデートしましょう。
業務改善コンサルの利用を検討すべきケース
業務改善コンサルを依頼する場合には、決して安くはないコストが発生するため、依頼するか否かの判断は慎重に行いたいところです。ここでは、どのような場合に依頼を検討すべきか、解説していきます。
社内で改善が見込めない場合
業務改善コンサルを依頼すべきケースとしてまず挙げられるのが、社内での業務改善が見込めない場合でしょう。自社の人材が業務の内情をよく知っているのは事実ですが、会社という閉鎖的なコミュニティで生まれるアイデアや改善策には限界があることも確かです。多くの実務経験があるコンサル会社だからこそのノウハウや知見を取り入れることで、停滞していた業務改善を推し進めることができるでしょう。先述したように、社外の客観的な視点をもって業務改善を行えるため、自社に新しい知見や考え方をもたらしてくれる効果も期待できます。
マンパワーを割くことなく業務改善を行いたい場合
多くのマンパワーを割くことなく業務改善を行いたい場合も、業務改善コンサルの依頼を検討すべきケースといえます。社内で業務改善を行うには、業務改善のための人事や担当者への教育が必要となるため、改善までに長い期間を要することも少なくありません。長期間、コア業務に着手できない従業員が発生することにもなるため、業務改善を達成するまでに自社の業績に支障が出てしまう可能性もあります。その点、コンサル会社に依頼をすれば、社外の担当者が業務改善を専任で行ってくれます。業務改善のための人材育成や、人事異動を行うことなく改善に着手できることは、コンサル会社に依頼する大きなメリットといえるでしょう。
業務改善コンサルを依頼する際の3つのポイント
ここでは、業務改善コンサルを依頼する際に、注意すべきポイントをご紹介します。
自社の業界に強みを持つ会社に依頼する
業務改善コンサル会社に依頼をする際には、自社の業界に強みを持つ会社を選定しましょう。自社の業界に適合した会社を選ぶことで、これまで蓄積したノウハウや類似事例などを参考にした、具体的で効果の高い業務改善が期待できます。事前にコンサル会社が強みとしてアピールしているポイントや、実績等を確認してから依頼しましょう。また、会社だけでなく、担当者のスキルやプロフィールを確認することも大切です。コンサル会社に依頼するとはいっても、最終的にやり取りを行うのは実際の担当者になるため、ミスマッチが起こらないように、依頼する前からしっかりとすり合わせを行いましょう。
担当者とのコミュニケーションを大切に
実際にサービスを受けることとなったら、担当者とのコミュニケーションを密に取りましょう。業務改善を担当者に丸投げしてしまうと、自社の状況を十分に共有できず、思うような成果が得られない危険性が増してしまいます。担当者がその道のプロといえども、自社の事情は従業員のほうがよくわかっているので、自社に適した業務改善を実現するには、コンサル会社の担当者と自社の社員との情報共有が必須です。また、限られた契約期間でより多くのノウハウを蓄積するためにも、密なコミュニケーションは有効な手段といえるでしょう。
業務改善を行う目的を明確にする
コンサル会社に依頼を行う際には、業務改善を行う目的を明確にしておきましょう。業務改善は、あくまでも会社の業績を上げるための手段であり、業務改善をすること自体が最終目的とならないよう注意が必要です。何のために業務改善を行うのかを明確にして、コンサル会社の担当者と目的を共有することで、自社の求めていたメリットを、より効果的にもたらす業務改善が見込めるでしょう。
ポイントを押さえて業務改善コンサルを効果的に利用しよう
今回は業務改善コンサルのサービス内容や、依頼する際のポイントについて解説しました。自社業務の改善に大変効果的な業務改善コンサルですが、どのようにサービスを受けるかで、得られる成果は大きく変わります。特に、担当者との協力・コミュニケーションは成果を左右する重要なポイントです。自社に適した施策を受けられるように、担当者としっかり連携し、より効果的な業務改善を行いましょう。
参考資料
https://common-bank.com/column/kaizen_1694/#:~:text=%E6%A5%AD%E5%8B%99%E6%94%B9%E5%96%84%E3%82%B3%E3%83%B3%E3%82%B5%E3%83%AB%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%A8%E3%81%AF%E3%80%81%E7%8F%BE%E5%9C%A8%E3%81%AE%E4%BC%81%E6%A5%AD%E3%81%AE%E6%A5%AD%E5%8B%99,%E3%82%82%E3%82%89%E3%81%86%E3%81%93%E3%81%A8%E3%81%8C%E5%8F%AF%E8%83%BD%E3%81%A7%E3%81%99%E3%80%82
https://www.bpm-portal.jp/blog/bpm-consulant
https://www.nttdata-bizsys.co.jp/product/consulting/business-improvement/
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