業務効率化webサービスで自社を変革！おすすめのサービスもご紹介

近年、労働環境の改善や業務効率の向上が、至急の課題となっています。これらを実現するために有用なwebサービスが存在することをご存じでしょうか？業務効率化webサービスを導入することで、より少ない時間やコストで高い成果を上げることが可能になります。本記事では、これらのサービスを導入するメリットや選定のポイント、おすすめのサービスをご紹介します。

業務効率化webサービスを導入するメリット

業務効率化サービスを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

生産性の向上

業務効率化サービスを導入することで、関連業務の生産性の向上につながります。日々の業務を単純化・簡易化することにより、長期的に見た場合に大きな時間の短縮につながります。また、作業の自動化を行えば、人の手によって発生する業務上のミスを減らすことができ、修正対応などにかかる手間を省くことにもつながります。カスタマイズ性の高いサービスであれば、利用者が自身で使いやすいように設定できるため、さらなる生産性の向上につなげられるでしょう。

ワークライフバランスの確保

生産性を向上させることによって、社員のワークライフバランスの確保も可能となるでしょう。社員に働きやすい環境を提供できるか否かは、社員のモチベーションの維持や離職率の低下につながることはもちろん、自社の社会的な信頼にもつながります。社員にも精神的な余裕が生まれ、よりいっそうの生産性向上も期待できます。また、転職が一般的になった現代では、スキルを持つ社員が離職しないための職場環境づくりは非常に重要な取り組みです。

コスト削減

業務効率化サービスを導入することは、自社のコスト削減にもつながります。例えばペーパーレス化ツールを導入すれば、印刷に要する費用や時間、書類の整理や共有にかかる時間などが削減できます。また、導入コストの低さも魅力です。人員の拡充や設備の導入などと比較すると、圧倒的に低いリスクで業務の効率化を図れます。自社の業務効率化を考えている場合には、まず低コストで着手できる業務効率化webサービスの導入を検討してみましょう。

業務効率化webサービスを選ぶ際のポイント

ここまで紹介した業務効率化サービスのメリットを勘案したうえで、サービスを選定する際にはどんなポイントに注目すればよいのでしょうか。

導入の目的に適したサービスかを確認する

導入を検討しているサービスは、自社の目的に合っているサービスかどうか、入念に確認しましょう。業務効率化サービスは数多く提供されていますが、各会社の業務内容や工程によって、適するサービスは異なります。最適なサービスを選定するためにも、まずは自社の業務工程や、サービスを利用することで効率化したい工程を、しっかり特定しましょう。この際には、マニュアルや製品説明などを見て机上で判断するのではなく、現場に足を運び、実際の運用担当者となるメンバーの声も汲み取って現状を分析することが大切です。サービスを利用するのは現場の社員一人ひとりです。現場の声を参考にしたサービスを導入し、効率化すべき点や優先順位を決定しましょう。

DX時代に適したサービスか

導入を検討しているサービスが、DX時代の職場環境に適合したものかを検討することも大切です。テレワークの際に、いつでもどこでも利用できるサービスか、マルチデバイスに対応して汎用的に使えるサービスか、などの点はチェックしておきたいポイントです。近年では、ネットワークを通じて外部のサービスを利用する、クラウドサービスを導入する会社も増加しています。自社独自のシステムを用意するよりも低コストなうえ、保守管理などを運営会社に一任できる点もメリットです。月単位の契約を行っているサービスも多いため、自社に適していなかった場合には速やかに解約することができ、大きな出費をせずに済む点も魅力です。もともと低リスクな業務効率化サービスの中でも、より低リスクなサービス形態といえるでしょう。

サービスが社内に定着するかを検討する

検討しているサービスが社内に浸透し、現場の社員に受け入れてもらえるかどうかも、しっかり見極めましょう。せっかく用意したサービスも、社内に浸透しなかった場合には導入コストの無駄となってしまう危険性があります。特に注意すべきは、誰にとっても使いやすいサービスであるかという点です。多機能で複雑なサービスを導入する場合には、研修などで多くのコストが必要になります。組織内の年代や個々人のITスキルの差も考慮して、適したレベルのサービスを選択しましょう。多くの機能を用意するよりも、特に効率化したい業務に焦点を当てたシンプルなサービスを導入することをおすすめします。

おすすめの業務効率化webサービス

ここからは、おすすめの業務効率化webサービスをご紹介します。

Slack

出典元：https://slack.com/intl/ja-jp/features

Slackは、社内のコミュニケーションを円滑化するビジネスチャットサービスです。手軽に行えるテキストチャットをはじめに、ファイルの共有や簡易的な通話といった業務の進行に便利な機能が多数用意されています。部署やプロジェクトごとに異なるチャンネルを用意できるので、多くの部門に分かれている組織でも有効に活用できるでしょう。業務やトピックごとにチャンネルを設置することで、情報が自然に整理される点も魅力です。チャットを利用することでメールよりも格段に速くやり取りができるうえにスタンプ等で反応もできるので、よりざっくばらんに社内コミュニケーションができることでしょう。

Chatwork

出典元：https://go.chatwork.com/ja/?click=header-navi

Chatworkも、社内のやり取りを円滑化するためのビジネスチャットサービスです。プロジェクトや部署ごとにグループチャットを作成可能で、グループチャット内では一対一でやり取りできるダイレクトチャット、より気楽なコミュニケーションを可能にする絵文字、自分だけが確認できてメモなどに利用できるマイチャットといった機能も利用できます。また、タスク管理機能も用意されており、自分でタスクを追加することはもちろん、相手にタスクを依頼することや受けることもできます。ビデオ通話・音声通話も可能なので、チャットで共有しきれない情報がある場合にも有効に利用できます。

Backlog

出典元：https://backlog.com/ja/

Backlogは、チームで利用できるタスク・プロジェクト管理サービスです。シンプルなデザインと簡単かつ直感的な操作で利用できる点が魅力のサービスとなっています。プロジェクトの進行度はガントチャートで視覚的にわかりやすく表示され、担当者ごとのスケジュールも確認できるので、プロジェクト全体の進捗状況を網羅的に確認できます。ドラッグ＆ドロップでカードを動かすように操作できる点も、多くの人に受け入れてもらいやすい要因となるでしょう。チャット機能もついているため、気軽にプロジェクトの進捗確認や状況確認が可能です。

Todoist

出典元：https://blog.doist.com/todoist-filters/

Todoistは、クラウドを利用して複数端末で共有できることが魅力のタスク管理サービスです。シンプルな管理画面で個人のタスクを管理できることはもちろん、チームやプロジェクト内のタスクをリアルタイムで共有できる点が大きな魅力となっています。繰り返しやリマインダーといったタスク管理サービスに必要な機能が一通りそろっており、他にも直感的に操作できる工夫が数多く用意されているため、誰にでも使いやすいサービスとなっています。タスク管理画面をはじめにカスタマイズ性にも優れているため、個々人の好みや用途によってさらに有効活用できるサービスといえるでしょう。

webサービスを有効活用して業務効率化を実現しよう

本記事では、業務効率化webサービスのメリットや選び方、おすすめのサービスをご紹介しました。これらのサービスは、低コストで生産性の向上に大きく寄与する可能性を秘めています。これからのDX時代を生き抜くにはこれらのサービスの利用は必須といっても過言ではないでしょう。今回ご紹介した内容を参考に、自社に適したwebサービスを導入して組織の改革を行いましょう。