2022年7月21日
”たった今”から実践可能！業務効率アップに繋がる仕事術・ツールをご紹介
ビジネスシーンにおいて業務の効率化は欠かせません。
しかし、どのように仕事の効率をアップさせたら良いのか、自身の作業にどのような無駄が発生しているのかを明確に特定することは難しいですよね。
そんな悩みの絶えない業務の効率化ですが、仕事術を変えたり、ツールを使用することによって、大きく改善することが可能です。
本記事では、仕事の業務効率化という前提から、1日の流れと共に、仕事の効率を向上させる仕事術やツールをご紹介します。
仕事の業務効率化とは？改善するために把握しておきたいポイント
仕事の業務効率化とは、仕事上での必要なプロセスから無駄を省略すること。業務に無駄が多いと、自身の能力以上に仕事を抱えることになり、適正に業務を遂行することができなくなる事態も起こりかねません。
また、仕事のボリュームが特定の個人や担当部署などに偏っている場合には、最大限のパフォーマンスを発揮することができません。そこで業務効率化を図ることが大切なのです。しかし一言に業務効率化と言っても、何に着目すれば良いのか、どのように改善していけば良いのか分かりませんよね。
業務効率化を進める上で必要なポイントを以下にまとめました。
1. 仕事を全体的に把握する
目先の仕事を進めるだけでなく、仕事の全体像を把握するようにしましょう。全体像を把握することによって、適切な優先順位を決定することができるため、計画的に仕事を行うことができるようになります。
2. 妥協点の設定
完璧主義を貫くと仕事の効率は悪化する傾向があります。仕事にかけられる時間は限られるため、常に100％の結果を出せるとは限りません。妥協点を設定しつつ、適切なクオリティを確保することが仕事の業務効率化に繋がります。
3. 目標設定（時間）
目標を設定せずに仕事をしていると、時間だけが過ぎてしまい、業務効率が低下します。
上記の妥協点の設定と共に「この業務には1日◯時間以上は割かない」急な仕事が入った場合も、「〇〇時までに片付ける」など業務における目標時間を設定することで効率化を図ることができます。
”今”できる！業務効率化を図るための具体的な仕事術
業務効率化を図るためには、具体的な仕事術やツールを導入すると”グッ”と改善されます。
実際に1日の流れと共に、「どのような部分で改善ができるのか」「その時にどのような仕事術・ツールを使えば良いのか」について見ていきましょう。
まずは整理整頓から
整理整頓は仕事の基本といえるでしょう。デスク周りだけでなく、パソコンのデスクトップ・フォルダも含めて、どこに何があるのかが分かることで、仕事をスムーズに行うための環境が整います。
デスク周りの整理
様々な研究から、デスクが散らかっていると生産性や集中力が低下することが判明しています。
散らかった机を見て、1日の始まりを感じるのも嫌ですよね。紙の書類はファイルに分けて整理する、ラックを設置して、キーボードやディスプレイの配置を変えてみるなど、資料を置いても仕事ができるような環境へ整えましょう。
また業務において紙とパソコンの行き来が激しい方はデータホルダーの活用もおすすめです。デスクトップの横に紙の資料などを配置できるため、無駄なくスムーズに業務を行うことができるようになりますよ。
パソコンのデータ整理
IDCの調査によると、デジタルドキュメントを探すために人は週に2時間を費やしていることも判明しています。デスクだけでなく、パソコンのデスクトップやフォルダ、メールなどを整理することも大切です。まずはパソコン内のフォルダを整理するだけでも業務効率化につながります。
ファイル名に加え、西暦と日付を数字で表記するだけでもデータを並び替え・整理しやすくなります。またその際はなるべく短く、要点のみを記載することが大切です。例えば2021年10月15日に作成した資料であれば「〇〇 (資料名)_211015」のようにデータを探す際にも見やすく、簡潔なものを設定するようにしましょう。
タスク管理で1日の仕事内容を把握
上述したように、1日に行うべき仕事の全体像を適切に把握できていない人は、作業のスピードが遅い等、仕事の効率が悪くなる傾向があります。目先の仕事をとりあえずこなしているため、必要な情報が抜けたり、やり直しが発生したりするためです。
そのような自体を防ぐため、1日の始まりに今日やらないといけないことを書き出しす、タスク管理を行いましょう。
ポイントは骨格となる主な業務だけでなく、その他の雑務も全て記載すること。このように全てのタスクを把握しておくことで抜け漏れも防ぐことができます。
タスク管理におすすめのアプリ・ツール
Google ToDo リスト
営業や商談、ミーティングの機会が多い方にはGoogle ToDo リストがおすすめです。Googleカレンダーとの連携はもちろん、Gmailとの連携で、返信もパッとタスク化することが可能です。
todoist
クライアント業務が多い方は複数のプロジェクトを担当している方も多いはず。こちらのtodoistではプロジェクト毎の管理がしやすいことはもちろん、振り分けや共有設定などが容易に可能です。
Microsoft To Do
Teamsやワード、エクセルなど、業務においてWindows・Microsoftを使用している方にはMicrosoft To Doがおすすめです。Microsoftのアカウントで情報を連携できることの他、シンプルで使いやすいUI・UXが特徴的なtodo管理アプリになっているので、初めてタスク管理アプリを使用する方にもおすすめできます。
作業中はツールを使って”パッ”と考えをまとめよう
業務中に考えがまとまらなくなったりすると、解決するまでずっと考え込んでしまう機会も多いのではないでしょうか。それまでスムーズに業務を進められていたのに、一旦考えると元の業務に復帰するまでに時間がかかり、結果的に業務効率が悪化するおそれがあります。
そのようなときには各種ツールを工夫して使用することで、考える時間/解決までの時間をパッと短縮することができます。
ツールを使用して、作業効率化に繋げよう
作業効率や考えをまとめるためのおすすめツールとして、xmindなどのマインドマップツールがあります。資料作成において「ここにこの項目を入れるべきか？」「この結論で間違いはないのか？」など、順序立てて記載することができるので、自分の思考を整理し、問題解決までに要する時間を短縮することができます。
また作成したマインドマップには、トピックごとに優先順位や進捗を示すアイコンを付けることによって、プロジェクト管理ツールとしても使用できます。
エクセルを使用する際も、”パッ”と済ませる
進捗管理やデータ管理など、どの業務でも使用される頻度が高いエクセルではショートカット機能を使いこなすことによって作業効率が向上します。
「Ctrl」キーを使用したショートカット、「Shift」キーを使用した選択方法などを駆使してスムーズに仕事ができるようにしましょう。
作業中のメール管理はパッと済ませる
メールの対応に追われてしまって、他の作業が手につかない日もありますよね。そんな時にも連絡業務に対して無駄に時間を割かないような対策方法をご紹介します。
メールの処理では、重要案件に時間を割く一方で、緊急性の低い案件には、パッと目を通す程度に時間を抑えましょう。メールに使う時間にメリハリをつけて、作業効率を高めましょう。
メールチェックの頻度を変える
電話と違い、メールはこちらの状況に関わらず送信されます。「あの担当者からのメール届いているかな？」と思い出す度にメールボックスを開いている方もいらっしゃるのではないでしょうか？都度メールの確認をしていると、業務を中断することになり、「あの人からのメールも」「あ、あの取引先からのメールも…」とついつい気になって結果的に業務が手につかなくなることもありますよね。
このような事態を防ぐため、業務開始時、12:00、14:00、16:00など、メールチェックを行う時間を予め決めておきましょう。
辞書登録で使用頻度の高い単語を登録
「お世話になっております」「よろしくお願いします」「〇〇（取引先）会社様」など、使用頻度の高い文字については辞書登録を活用することで、メール文を作成する時間を短縮することができます。
Mac/Windowsそれぞれ辞書登録が可能になっているので、以下の記事を参考にしながら登録してみてくださいね。
まとめ
業務効率化を推し進めることによって、仕事に費やす時間を短縮できます。
1日のうちで仕事の時間を短縮した分、仕事の日であってもプライベートの時間を確保できるようになるため、ライフワークバランスを適切に保てることが期待できるのです。
本記事を参考に、ご自分にあった仕事術やツールを選んでくださいね。
関連記事