2022年1月31日
これで失敗しない！マニュアル作成ツールの特徴と選び方【おすすめツール5選】
組織内でのマニュアル制作に関する悩みを抱いてはいませんか？
マニュアルは会社での業務を遂行するうえで欠かせないアイテムです。しかし、社内で効果的に機能するマニュアルを制作することは実は簡単ではありません。
近年では、紙のマニュアルだけでなく電子データのマニュアルも増えており、アップデート等の対応も求められます。そのため、自社に適したフォーマットでのマニュアル作成およびその管理はさらに難易度を上げています。
そんな今、ぜひとも導入したいのがマニュアル作成ツールです。マニュアル作成ツールを使えば、誰でも簡単に美しいマニュアルを制作することができます。
本記事では、マニュアル作成ツールの特徴と導入メリットを解説した後、マニュアル作成ツールの選び方と目的別のおすすめツールを紹介します。「マニュアルの作り方がわからない」「どのマニュアル作成ツールを選択すべきかわからない」という方は必見の内容となっています。
マニュアル作成ツールとは？
マニュアル作成ツールとは、わかりやすいマニュアルを誰でも簡単に制作するためのツールのこと。また、マニュアル制作が終わったらその役目を終えるというわけではなく、制作したマニュアルの運用や管理、改訂などに必要な便利な機能も兼ね備えていることが特徴です。
従来のマニュアル作成との違い
今まで、マニュアル作成の手段として主流だったのはMicrosoft社の提供するオフィスソフトでした。たしかに、Word、Excel、PowerPointを利用すればマニュアルを制作することは可能です。ただし、これらのツールはマニュアル作成専用のツールではないため、マニュアルを作るにあたって不便な点も多数存在します。
- マニュアル用のテンプレートに乏しいため、作り手の技量やセンスが要求される
- 動画や画像の挿入に手間がかかる
- マニュアル公開後の運用や改訂に手間がかかる
定期的な改訂などをはじめとして、マニュアルに関する業務は繰り返し行うこととなるため、これらの欠点は長期的に見て業務に悪影響を与えることになります。しかし、専用のマニュアル作成ツールにはこれらの欠点を補う機能が用意されており、マニュアルに関する業務の負担を大幅に軽減してくれます。
一部例を紹介すると、
- テンプレートを使って、誰でもわかりやすいマニュアルが制作できる
- スマホで撮影した動画や画像をそのままマニュアルに挿入できる
- マニュアル公開後の改訂や運用を考慮した機能
などが挙げられます。
マニュアル作成ツール導入のメリット
マニュアル作成ツールを導入するメリットは、シンプルかつ簡単な操作で読み手、制作者、管理者といったあらゆる人に理解されやすいマニュアルを制作できる点にあります。
わかりやすいマニュアルがあれば、知識やノウハウを組織内で一括して共有することも可能です。
誰でも簡単な操作でマニュアルを作成できる
簡単な操作で完成度の高いマニュアルを制作できることは、マニュアル作成ツールを導入する最大のメリットだといってもよいでしょう。
マニュアル作成ツールを使えば、構成を考えたり難しい画像編集をしたりする必要はありません。
構成は用意されたテンプレートをそのまま使用すればよいですし、難しい操作を自動で行ってくれるさまざまな機能が用意されています。
制作するだけじゃない！マニュアル業務を一気通貫でフォロー
公開後の管理や改訂も、マニュアルを運用するうえでの重要な要素です。
マニュアルは制作後、公開して終わりではありません。公開後に新たに発覚した課題や、それを踏まえた改訂など、適宜更新していくことが重要です。
特にIT業界などの変化の激しいビジネスの現場においては、マニュアルの情報を常に最新に保ち、組織の中で共有することが重要になります。
従来のマニュアル制作方法だと、更新した内容を共有するのに時間を要したり作成したマニュアルが散乱して管理しきれなかったり、という場面が出てきます。
マニュアル作成ツールは、この課題を解決してくれる機能を備えています。特に、クラウド上でマニュアルを一元管理できるツールは、組織内での情報共有を格段にスムーズにしてくれるでしょう。
マニュアル作成ツールの種類
わかりやすいマニュアルを作るためにも、自社の環境やビジネスモデルに適したマニュアル形式を選択することが重要です。
マニュアル作成ツールには、「動画式マニュアルツール」と「手順書式マニュアルツール」が存在します。これらにはそれぞれメリット、デメリットが存在するため、以下、詳しく解説していきます。
動画式マニュアルツールについて
動画式マニュアルツールは、その名の通り動画を使って業務内容を解説するマニュアルを制作できるツールです。
メリットとしては、
- スマホで撮影した動画をそのままマニュアルに使用できる
- 直感的な操作で視覚的にわかりやすいマニュアルを制作できる
- 手順書式よりも視覚的にイメージしやすく、再現性が高い
などが挙げられます。
対してデメリットは、
- 細かな工程にわけて説明しづらい
- 言葉による解説がないため、細部まで手順を理解するのが難しい
- 見るのに一定の時間がかかる
などが挙げられます。
手順書式マニュアルツールについて
手順書式マニュアルツールは、一般的に「手順書」と呼ばれる、文章を中心に作業工程を示したマニュアルを制作できるツールです。
メリットとしては、
- 業務内容の細部まで文章で解説できる
- 手順に番号を振って、ステップ形式で工程を説明できる
- 精密機器の操作解説書など、動画式では扱いきれない内容もカバーできることが多い
などが挙げられます。
対してデメリットは、
- 分量が多いと作る側も読む側も大変
- 視覚的に見ることができないため、理解に差が生じやすい
- 月額制のツールが多く、維持コストがかかる
などが挙げられます。
マニュアル作成ツールの選び方
さて、ここからは肝心のマニュアル作成ツールの選び方です。
最も大切なポイントは自社がマニュアルに関してどんな課題を感じているか、どんなマニュアルを制作してその課題を解決したいかをしっかりと把握することです。自社が求める理想のマニュアル作成に適したツールを選択しましょう。
利用シーンに合ったマニュアル形式か
マニュアルは主に電子マニュアルか紙のマニュアルかに分けることができます。自社ではスマホで見ることが多いのか、PCで見ることが多いのか、はたまた屋外で紙のマニュアルを見ることが多いのか。これらの特徴をしっかり把握し、最適なツールを選択しましょう。
シンプルかつ効率的にマニュアルを作成できるか
誰でも使えるようなシンプルなツールを選択することは非常に重要です。直感的にマニュアルを制作できるツールを選択したほうが作業効率も上がるうえに、シンプルで読みやすいマニュアルに仕上がります。
あまりにも詳細で小難しいマニュアルに仕上げてしまうと、読み手も作り手も苦労することになり、最悪の場合マニュアルが組織内で機能しないということにもつながります。
マニュアル作成後の運用面のサポート体制
マニュアル完成後、運用サポートをしてくれる体制があるか確認しておくことも重要です。
先ほど説明した通り、マニュアルは一度作って終わりではなく、改訂を重ねて常に最新かつ最良のマニュアルを社内に確実に共有することが求められます。
作り手や管理者にとっても便利なサポートが用意されていることが望ましいです。
その際、こんなサポートがあると安心して運用できるので、参考にしてみてください。
- マニュアルや本文を検索する機能が豊富なツール
- マニュアルをクラウドで管理してくれるツール
- 導入後のチャットサポートなど、ヘルプ体制が充実したツール
マニュアル作成ツールの紹介
以下、おすすめのマニュアルツールを紹介していきます。それぞれのツールの特徴を加味し、自社の求めるマニュアルに適した作成ツールを探してみてください。
動画や画像を多用するなら｜Teachme Biz
動画や画像を使った、視覚的にわかりやすいマニュアル制作に強みを持つツールです。スマホで撮影した素材をそのままマニュアルに使用できるため、誰でも簡単にビジュアル重視のマニュアルを作成できるのが最大の魅力。
また完成したマニュアルはクラウド上で一元管理できるため、組織内での運用にも困りません。
現場での動きを動画でマニュアル化したいなら｜tebiki
現場教育で使用するマニュアルに強みを持つのがこちらのツール。普段の現場教育の様子をスマホで撮影するだけで、字幕や翻訳を自動で用意してくれる機能を備えています。100ヶ国以上の言語に対応しているため、外国人スタッフの教育に時間をかけている企業は特に導入メリットを大きく感じることができるでしょう。
また、クラウド管理型のサービスなので、完成後の運用も効率的に行うことができるのが魅力です。現場で使用するマニュアルを必要としている場合は、チェックしてみてはいかがでしょうか。
マニュアルの管理・運用にお困りなら｜COCOMITE
マニュアルの管理や共有に強みを持つのがこちらのツール。ファイルへのタグ付け、高度な検索機能、マニュアルへの細かなアクセス権限管理など、組織内での円滑なマニュアル業務に必要な機能に事欠きません。
もちろんマニュアル作成の機能も申し分なく、基本レイアウトに必要な情報を入力していくだけで完成度の高いマニュアルを作成できます。シンプルな操作性や運用に際しての利便性から、社内でマニュアルをスピーディーに運用したい場合は要チェックのツールといえるでしょう。
パソコン操作を簡単にマニュアル化したいなら｜iTutor
パソコン操作マニュアルの作成に強みを持つのがこちらのツール。特徴は画面をキャプチャしてマニュアルに落とし込む機能で、マニュアルにしたいアクションをいつも通りパソコンで操作するだけでマニュアルを制作することができます。
加えて操作をキャプチャするだけでなく、ツール内で言語化までしてくれるため、編集の手間も減らすことが可能です。パソコン操作に関する内容のマニュアルを作成するならぜひともチェックしておきたいツールだといえるでしょう。
かんたん操作を求めるなら｜Dojo
シンプルな操作でパソコン操作マニュアルを制作できるツールです。操作している画面をキャプチャしてくれるほか、操作内容の画像を自動で用意してくれる上に、その貼り付けも自動で行ってくれるため、画像編集等の手間をかけずにマニュアルを作成できます。
テンプレートも用意されているため、誰が制作しても統一された形式のマニュアルを用意できるのも魅力です。簡単操作でパソコン操作メインのマニュアルを作成したい、という場合はぜひチェックしていただきたいツールです。
まとめ
本記事では、マニュアル作成ツールの特徴や導入のメリット、ツールの選び方を解説しました。
マニュアルは企業の組織力向上や生産性向上に必要不可欠なアイテムです。
しかし、その力をフルに活用するには、自社に合った使いやすいマニュアルと、それをしっかり管理できる体制が求められます。
今現在、マニュアルに関して悩みを抱いているという方は、ぜひ一度マニュアル作成ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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