GAS(Google Apps Script)で業務効率化！特徴と事例を解説！
施策の立案など頭を使う業務に時間を使いたいのに、単純作業で時間を取られてしまっていては仕事は一向に進みませんよね。仕事における単純作業は、できるだけシステムで自動化しましょう。
本記事では、GASを使った業務効率化について事例を交えて解説します。GAS導入の参考にしてみてください。
GASとは？
GAS(Google Apps Script)とは、Googleが提供しているプログラミング言語です。
GASのベースになっているのは、JavaScriptというプログラミング言語。Webページ上で複雑な機能を使えるようにするための言語で、比較的習得しやすいとされています。
そのためGASも学習コストが低く、初心者でも導入しやすいというのが特徴です。
GASを導入しGoogleカレンダーやGoogleスプレッドシートなどと連携させて活用することで、タスクを一括で管理できるようにしたり、データの転記を自動で行えたり、様々な面で業務効率化が期待できます。
さまざまなサービスと連携可能
GASはGoogleカレンダーなどGoogleが提供しているサービスとは、基本的に連携が可能です。
加えて、Googleが提供していない外部サービスとも連携ができます。
主に以下のサービスと連携が可能です。
- Slack
- Chatwork
- Youtube
- Trello
- Notion
例えばTwitterアカウントのデータを集積し、自動でGoogleスプレッドシートに格納。時期ごとのフォロワー数やツイートインプレッションなどを一覧で見れるほか、様々なデータ分析が可能です。
インターネット環境があれば使用できる
GASは、インターネット環境があればすぐに使用できます。
基本的にプログラミングをするには、「開発環境」というプログラムを作るために必要なソフトウェアや機器を用意しなければいけません。
一方GASの場合、用意すべき開発環境はGoogle Chromeのみ。
開発環境の他にGoogleアカウントは必須になりますが、それさえ揃えばすぐに始められます。
GASでできること・できないこと
ここまでGASの特徴や連携できるサービスについて解説してきましたが、実際にGASを使って何が可能になるのかピンときていない方も多いのではないでしょうか。
ここからはGASを使ってできること・できないことを解説します。
できること
まずGASでできることを解説します。
- 単純作業を自動化できる
データの記入やスケジュールのリマインダーなど、手間がかかるルーティン作業を自動化できます。
自動化により人員を削減できたり、他にやるべきタスクに再配置できたりします。 - Webスクレイピングができる
Webサイトの中から特定の情報だけを抽出する、Webスクレイピングが可能です。
例えば、ひと月ごとに競合他社製品の価格を自動的に抽出することで、定期的に価格の動きを把握できます。 - PCの電源を切っていてもプログラム作動
GASは、PCの電源を切っていてもプログラムは作動し続けます。
設定さえしておけばPCを立ち上げておくことなく、決まった時間やユーザーのアクションで自動的にプログラムを実行してくれるのです。
できないこと
続いて、GASができないことを説明します。
- Microsoftサービスとの連携
GASはMicrosoftが提供するサービスとの連携はできないので要注意。
例えば、Microsoft ExcelにWebスクレイピングでデータを格納することはできません。
しかしGoogleにはスプレッドシートなど互換性のあるサービスがあるので、そこまで問題ではないでしょう。 - 6分以上の処理はできない
Googleの一般ユーザーでは、GASの処理に6分以上かかる場合、処理が強制終了します。
一般ユーザーとしてGASを使用する場合は、処理時間が6分を越えないようにコーディングの工夫をする必要があるでしょう。
難しい場合、有料サービスに切り替えれば30分以上まで制限時間を伸ばせます。
GASの活用事例
ここまでGASでできること・できないことについて解説してきましたが、まだ活用の具体的なイメージは難しいと思います。
こちらではGASの具体的な活用事例を解説します。
Googleスプレッドシートのデータを別シートに転記
データの転記は時間や手間がかかる上に、入力ミスが起こりやすい作業です。
GASを使えば、人の手を介さず自動的にデータ転記をしてくれる仕組みをつくれます。人が手作業でコピー＆ペーストするのに比べ、時間がかからず入力ミスも起こりません。
プログラムの作成にあたっては下記の動画を参考にしましょう。
勤怠管理
人の手で社員全員の出勤時間を記録したり、勤務時間を集計したりするのはかなり面倒です。
GASを活用すると、社員が「勤怠ボタン」を押せば出勤・退勤時間は記録され、勤務時間の集計も自動で行ってくれる仕組みを構築できます。
Gmailの一括送信
複数の取引先に同じ内容のメールを送りたい時に、一つひとつ文章を作成して送っていては、時間がかかってしまいます。
GASを活用すれば複数の取引先に一括送信できます。
売り上げデータを集計し別シートに自動入力
売り上げデータの集計は誰でもできる単純作業ですが、計算ミスや入力ミスをしてしまうと、誤った集計結果が出て大きな問題に発展することも。
GASを使えば正確にデータを集計できるほか、集計にかかる時間も削減できます。
Googleスプレッドシートでタスク管理
スプレッドシートでタスク管理表を作成できます。
GASを使用し、タスクを設定した時に自動でIDが採番され、更新日が変更されるように設定が可能。
またメールの自動送信機能を組み合わせることで、進捗状況が変更された際にメールで通知したり、期限切れのタスクに対してアラートメールを出したりすることもできます。
これにより、重要なタスクが漏れてしまう可能性を回避することができるでしょう。
Gmailのメール情報をスプレッドシートに抽出
Gmailに届いたメールのなかから指定条件に当てはまるものを、スプレッドシートに自動で書き出すことができます。件名や本文、既読か未読かなどの情報もまとめられるため、Gmailの整理に便利です。
Gmailで条件検索をする手間を減らせますし、一覧で見れるため見落としを防ぐこともできます。
Googleフォームの投稿に自動返信
GASを使ってGoogleフォームの投稿に、あらかじめ設定した件名や本文が記載されたメールを自動返信する仕組みを作れます。
お問い合わせがきたことに気づかず、返信ができない・遅くなるといった事態を防げるでしょう。
GoogleスプレッドシートからPDFを作成
スプレッドシートに入力された情報をもとに、PDFを作成できます。スプレッドシートでつくった顧客リストから顧客名や納品物、請求金額を参照して、請求書や納品書を作成するなどの活用が可能です。
Googleドライブにあるフォルダやファイルの一覧をスプレッドシートに作成
Googleドライブにあるフォルダやファイル名をスプレッドシートに転記し、一覧を自動で作れます。
ファイルの一覧があれば、必要ファイルの仕分けをするときに便利です。
手作業でファイル一覧を見ながら、一つひとつ転記するよりも、手間も時間も削減できます。
Webサイトの情報をGoogleスプレッドシートに抽出
Webサイトから定期的に情報を調べて、スプレッドシートに書き出したい場合、GASで自動化することができます。手動でやるのに比べて、短時間で情報を抽出できます。
Twitterの自動投稿
スプレッドシートに入力しておいた文章を、Twitterに自動投稿できます。
Twitterに備わっている予約投稿の機能では、1投稿しか自動投稿できませんが、GASを使えば複数の投稿を自動投稿できます。
その他できること
そのほかにも、
- KPI数値をslackに自動通知
- Googleフォルダにファイルを自動作成
- Googleカレンダーに予定を一括自動入力
など、GASの活用によりできる業務効率化の方法はまだまだあります。
まとめ
GASの活用事例について解説しました。
GASを活用すれば、社員が単純作業にかける時間を減らし、他の業務に専念してもらうことができます。
Googleのサービスだけでなく、外部サービスとも連携できるので、幅広い場面で業務を助けてくれるでしょう。
また、GASはインターネット環境があれば使用できるので、初心者でも始めやすいという利点もあります。
ぜひこの記事の事例を参考にし、GASの導入を検討してみてください。
