雑務で効率化が進まない？短期間で業務改善を行うテクニックを紹介
業務内容に関わらず、リーダーであれば誰もが「雑務で業務の効率化が進まない」という悩みをお持ちなのではないでしょうか？
この記事では、なかなか進まない業務効率化の理由と、効率化を進めるテクニックを紹介します。
組織全体を俯瞰した分析を行いつつ、効果的な対策を検討してみることをおすすめします。
雑務で効率化が進まない？その理由は風通しの悪さ
業務の効率化を検討しているリーダーの皆さんは、アウトソーシングやITツールの導入などの情報ににアンテナを張り、責任者のとしての責務を果たそうとしていることでしょう。
そして、思い通りにいかない現状に、なんとかしなければいけないという思いをより強めているのではないでしょうか。
そんな責任感のあるリーダーこそ肩の力を抜いて、組織全体を俯瞰し、問題を分析してみることをおすすめします。
すべての組織が当てはまるわけではありませんが、リモートワークが普及したこともあり、組織の風通しの悪さが業務効率化の障害になっていることも珍しくありません。
チーム内でのコミュニケーションを取りながら、日頃の雑務を効率化するための方法をご紹介します。
雑務の効率化を進める5ステップ
ここからはチームの風通しの悪さを解消しつつ、足並みをそろえて雑務を解消するための適切なステップを紹介していきます。
今回紹介するステップを実践することで、業務の効率化をスムーズに進めることができるでしょう。
最初は時間がかかるかもしれませんが、時間を投資した分未来の煩雑な業務を効率化できるということをメンバーに周知しておきましょう。
ミーティングで問題提起する
雑務をなくし、業務の効率化を進める1つ目のステップは、ミーティングで現状の問題点を提起することです。
その際には説得力を持たせるためにデータを示すことができるといいでしょう。
全員に対して発信し問題を浮き彫りにすることで、管理者全員が共通認識をもつようになります。
ここで大切なことは、「業務改善の目的を明確にする」ということです。
目的が曖昧で不明確なままだと、行き当たりばったりな業務改善だけが行われて根本的な解決に至らなかったり、改善した内容が浸透せず風化してしまったりする可能性があります。
必ず目的を明確化し、問題解決のためのミーティングにしましょう。
また責任感の強いリーダーほど「自分でなんとかしよう」と思いがちですが、話し合うことで協力してもらえる状況を作り出すことができます。
問題意識を共有するということは、業務改善にはとても大切な一歩です。
同じ役職同士のコミュニケーションだけでなく、自チーム内メンバーにも同じように問題を周知しましょう。
チーム内のメンバーは、問題に直面していることをリーダーが把握し、解決しようとしてくれているということが分かるだけでも安心することができます。
雑務の効率化を進める時間を確保する
雑務の効率化を進める時間を確保することも重要なステップです。
業務改善に必要な期間についても、管理者の意見を尊重しながら、全員で決めることが大切です。
リーダーが数か月で終わらせられると考えていても、業務を遂行する従業員には期間が短すぎることも考えられます。
ただ、あまりにも時間がかかりすぎてしまうと風化して頓挫してしまう可能性もあります。
雑務を効率化するために必要な準備期間はもちろん、リリースしてからの移行期間、移行期間で明らかになった不具合などを調整する期間も設け、雑務効率化を滞りなく計画的に実行できるようにしましょう。
チームの業務と問題点を抽出する
業務を進める3つ目のステップが、チームごとに業務と問題点を抽出するというものです。
雑務を解消するという共通認識のもと、管理者から日常的に行っている雑務とそれに対する効率化の課題を提出してもらいましょう。
問題を抽出するポイントは3点あります。
- 人的負担になる作業量の軽減（ムリ）
- 煩雑な作業手順（ムダ）
- 属人化した業務（ムラ）
この「ムリ・ムダ・ムラ」を解決することを意識すると自然と業務改善のポイントが見えるはずです。
ECRSに沿って改善案を提案する
4つ目のステップが、ECRSに沿って改善案を提案するというものです。
ECRSとは工場などでも使われる業務効率化のフレームワークであり、次の手順で進められます。
- Eliminate（排除）：当然の業務と考えられているが、そもそも必要性があるのかという視点での提案
- Combine（結合）：複数の業務の共通点を見つけ出し、1つの作業に結合できないかという視点での提案
- Rearrange（再配置）：当たり前になっている工程順に着眼し、入れ替えをすることで効率化が図れるのではないかという視点での提案
- Simplify（単純化）：業務そのものが複雑であった場合に、もっとも簡単にできないかという視点の提案
責任感のあるリーダーほど、「業務そのものを簡単にしよう」と考えがちですが、ECRSでは単純化を、一番最後に検討すべきことと定義しています。
PDCAを回して効果検証をおこなう
これまでのステップを実施し、「業務効率化が終わった」と安心してしまいがちですが、PDCAでの効果検証も忘れてはいけなステップです。
チーム内で雑務を解消し、通常の業務が機能し始めたころにPDCAを回して、効果検証をおこないましょう。
PDCAを回すことで、風通しの悪さが解消されたこという雰囲気に満足せず、肝心の業務効率化が進んでいるかどうかを確認できます。
雑務の効率化を進めるにはノンコードプログラムも検討しよう
最後に業務効率化を進める強い味方として、ノンコードプログラムの魅力を紹介していきます。
プログラムという言葉には「専門性が必要」「難しい」というイメージされる方も多いですが、今回取り上げるオススメのツールを試すことで先入観を払拭することができるはずです。
ノンコードプログラムとは
ノンコードプログラムとは、その名の通りコードを使用しないプログラミングを指します。
これまでのアプリなどのツールは、ソフトウェア用の言葉であるコードによって、「〇という操作があれば×という表示をする」といった設計書が搭載されていました。
しかし、ノンコードプログラムを使えば、プログラミングの知識がなくても設計書を作成することができます。搭載されているパーツをドラッグ＆ドロップするだけで、必要なツールを作成できてしまうのです。
ノンコードプログラムを採用するメリット
ここからは、ノンコードプログラミングを採用するメリットを紹介していきます。
ノンコードプログラムの採用を検討することで、業務の排除や単純化といった新たなアイデアを発見できるでしょう。
新たなコストがかからない
ノンコードプログラムを採用する1つ目のメリットが、新たなコストがかからないというものです。
コードを使用するプログラムでソフトウェアの開発を行おうとすると、当然人員や時間、費用が発生します。
しかし、ノンコードプログラムであれば、基本的にドラッグ＆ドロップだけで設計書を仕上げられるため新たな人員、時間、費用が必要ありません。
業務の脱属人化(＝標準化)
業務の脱俗人化を進められることも、ノンコードプログラムを採用するメリットです。
先ほども触れたように、ノンコードプログラムは専門的な知識を必要としません。
シンプルな手順で進められるため、基本的な設計をする際に「〇〇さんがいないと困る」という状況を回避できるのです。
またノンコードプログラムツールを利用すればExcelやメール、紙の資料なども一元管理することができるようになります。
そのため個人で蓄積したノウハウなどの共有や、担当者変更の際の引き継ぎも容易に行うことができるようになります。
さらに業務の見える化をしてチーム内で進捗を共有することができるようにすることで、納期の遅延防止や迅速な業務フォローも可能です。
無料で試せる
使用するツールによって多少の違いはありますが、ノンコードプログラムのほとんどが無料で試せる期間を設けています。
「魅力的なツールであることはわかったけど、目的に合っているかわからない」という場合は、無料トライアルを活用してみることをおすすめします。
業務の効率化
言わずもがなですが、業務の効率化を進められることもノンコードプログラムを採用するメリットの1つです。
オススメのノンコードプログラムについては後ほど紹介しますが、最近のプログラミングツールは、アプリ間の連携をおこなう機能が搭載されています。
設定によってはExcelに入力したデータを、ほかのアプリにコピペすることも可能です。
社員のITリテラシーを高められる
業務効率化の直接的なメリットではありませんが、社員のITリテラシーを高められることもノンコードプログラムを採用するメリットと言えるでしょう。
社員がプログラミングに難しいイメージを持っている状態であるほど、積極的にノンコードツールを試してみることをオススメします。
早めに触れさせることで、従業員の新たな適性を発見できるかもしれません。
ノンコードプログラムにオススメのツール【WEB制作】
WEB作成オススメのノンコードプログラムがペライチ。
ペライチは200,000以上のユーザーが登録しているため、聞いたことがあるという方も多いのではないでしょうか。
ペライチはテンプレートの設定・掲載する文章の作成・画像設定の3ステップでWEBを公開できるツールです。
また、サポーターと呼ばれるペライチ認定のプロが各地にいるため、気軽に聞ける環境も魅力です。
ノンコードプログラムにオススメのツール【作業効率化】
作業の効率化にオススメのノンコードプログラムがNotionです。
Notionは情報の一元管理ツールであり、「All-in-one workspace」と呼ばれる空間の中に、ドキュメントやスプレットシート、カレンダーなどの機能を追加できます。
それぞれのチームに必要なツールを連携するだけで、スムーズに業務の効率化を進められます。
ノンコードプログラムにオススメのツール【作業自動化】
作業の自動化にオススメのノンコードプログラムがAnyflowです。Anyflowは、国内トップクラスのiPaaSとして広く普及しているサービスです。
iPaaSと聞くと少し難しく感じられるかもしれませんが、さまざなアプリケーションを自動で連携してくれるサービスを指します。
すでにSalesforce、Slack、G Suite、kintone、マネーフォワードクラウド、freee、クラウドサイン、Senses、SmartHRを連携でき、登録したデータをどこに紐づけるかを設定するだけで、作業の自動化を進められます。
まとめ
雑務が多く、業務の効率化が進まないという方は、一度ノンコードプログラムの採用を検討してみてはいかがでしょうか。
もちろん、チームによって適正があるため、今回紹介したミーティングを開催する、ECRSに沿って改善案を検討するといった手順で、同じ課題に向き合うことが大切です。
チーム全体で共通認識をもつことができれば、ノンコードプログラムを採用することのメリットが伝わり、業務の排除や単純化といった新たなアイデアを実現しやすくなるでしょう。
