【プリンターがない！】リモート環境での印刷方法はこの３つ
「印刷したいけどプリンターがない！なにかいい方法は？」
自宅でのリモートワークが増えている昨今ですが、印刷に困ったことはありませんか？
画面上だけでなく、印刷した上で確認したい、というケースも多々あると思います。
たいていの方はコンビニで済ませることが多いと思いますが、リモート環境での印刷方法は他にも便利な方法があります。
この記事では、リモートワークに適した印刷方法を３つご紹介します。
セキュリティを重視した実用的な内容となっていますので、リモートワークでの印刷が気になる方はぜひ内容をご確認ください。
コンビニでの印刷
コンビニは自宅の近くにあることが多いので、リモート環境ではコンビニ印刷を活用される方も多いのではないでしょうか。
以下、コンビニ複合機の印刷方法や注意点を解説します。
コンビニの複合機はとても優秀
コンビニに当たり前のようにおいてある大型複合機ですが、実はとても優秀な機器なのです。
富士ゼロックス、シャープなど一流メーカーの技術やノウハウを結集して作られたハイテク複合機は、コピー、スキャン、FAXのほかに住民票を取得したり、ネットワークプリント、iPhoneやAndroid端末からの印刷もできます。
マイナンバーカードがあれば、住民票や印鑑証明など、従来は役所で取得していたものをコンビニで取得できることは、意外と知られていないサービスです。
他に便利な機能は証明写真の印刷機能です。
写真データがあればマルチコピー機で証明写真を印刷することができ、毎度撮影し直す必要がありません。
少しコストがかかりますが、ちょっとした利用であればコンビニの大型複合機はとてもありがたいものです。
メモリーカードから印刷
対応するメモリーカードの種類も豊富
原本を持ち歩く必要がありませんので、セキュリティの面でもリスクが削減できます。
USBメモリやSDカードは、マルチコピー機に差し込み口がありますので、そちらに差し込んでデータを反映させます。
タッチパネルの画面にメモリ内の印刷可能な拡張子が表示されますので、プレビューしつつ選択して通常とおりプリントするだけなので、使い方は簡単です。
一般的によく使われるファイルのPDFや画像データのJPEGは対応していますが、Excelやワードはメモリーカードからの印刷には対応していません。
印刷の際には一度PDFファイルなどに変換してからメモリーカードへ保存するといいでしょう。
クラウド上にアップロードしたデータを印刷
コンビニのマルチコピー機にはネットワークプリント機能が搭載されています。
セブンイレブンやローソンなどそれぞれクラウドサービスがあり、各クラウドにファイルをアップロードすることで各店舗のマルチコピー機からプリントアウトできる仕組みとなっています。
自宅からクラウドにアップロードしてコンビニでプリントアウトするほかに、会社からアップロードしてもらい、コンビニでプリントアウトする方法が便利です。
ネットワークプリントを活用すると、コンビニを簡易的なサテライトオフィスとして使うことができます。
ExcelやWordも拡張子を変更することなくそのままで印刷が可能です。
デメリットはセキュリティ
コンビニのマルチコピー機はとても便利なのですが、決定的なデメリットはセキュリティの不明瞭さの甘さです。
マルチコピー機を使ったあとのデータの残存や、情報漏えいが起きたときにログを辿れない、印刷物の原本やメモリーカードの置き忘れの可能性など、いくつかの懸念点が考えられます。
コンビニのマルチコピー機はピンポイントで使うにはとても便利ですが、継続して使うにはセキュリティ面に多少の課題が残ります。
特に原本については置き忘れのないよう、毎回必ず確認するようにしましょう。
各コンビニの特徴
一概にコンビニでの印刷といっても、実はコンビニごとにできることには違いがあります。全国展開している馴染みのあるコンビニである、セブンイレブン・ファミリーマート・ローソンの３つで比べてみましょう。
セブンイレブンのネットプリントを活用
ネットプリントとは富士ゼロックスが提供するサービスで、セブンイレブンに設置されたマルチコピー機にて利用できます。
オンライン環境で使いたいデータをあらかじめアップロードしておいて、表示された番号をプリンターに入力することで、どの店舗のマルチプリンターからも印刷出来る仕組みです。
LINEでネットプリントの公式アカウントを登録しておけば、LINEのアプリからデータを送信し、印刷することができるのでとても便利です。
ユーザー登録をすることで印刷の有効期限が延長されるので、頻繁に利用する際には登録をしておくと印刷物を予めアップロードしておくことができます。
さらにセブンイレブンのマルチコピー機では、高速バスやレジャーチケットなども購入・印刷をすることができます。
予め購入しておく必要なく、コンビニで全て完了できるのでとても楽ですね。
ファミマやローソンのマルチコピー機
ファミマやローソンにあるマルチコピー機はシャープ製です。
セブンイレブンのマルチコピー機のようにチケットの予約ができませんが、ファミマやローソンは別端末で発券などを行う仕組みとなっています。
クラウド上にデータをアップロードすればコンビニでまとめて印刷することができる点はどのコンビニでも変わりはありません。
タッチパネルなどのUIや印刷の仕上がりに少し違いはありますが、基本的な性能に大差ないといえます。
各コンビニのマルチコピー機はどれも高機能で、便利に使うことができるでしょう。
コワーキングスペースやシェアオフィスでの印刷
リモート環境での印刷は、コワーキングスペースやシェアオフィスを活用する方法も有効です。
セキュリティ面への配慮がなされている点も特徴的です。
良好な環境と高性能複合機
コワーキングスペースやシェアオフィスは高額な複合機をリース契約で設置しているケースが多く、高機能な複合機を使うことができます。
コンビニと同じく、都度課金となっていることが多いです。
コンビニのマルチコピー機のように高機能なものではありませんが、基本的な性能は兼ね備えています。
コワーキングスペースやシェアオフィスは、複合機とあわせて良好な作業環境が提供されていますので、総合的にみるとコワーキングスペースやシェアオフィスの活用は、リモートワークの効率をさらに向上させてくれるでしょう。
セキュリティに注目
多くのコワーキングスペースやシェアオフィスは、セキュリティ対策がなされています。
仕事で扱う印刷物には個人情報や企業の情報がかかわる場合も多いため、そういった印刷が多い場合にはセキュリティを重視して選びましょう。
以下、チェックポイントを解説します。
- カード認証の有無
設置している複合機にカード認証機能が搭載されているか、確認しましょう。
カード認証があれば、セキュリティがより強固になります。複合機の利用履歴や印刷物の内訳が明らかになりますので、情報漏えいが起きた時もログを追うことができますし、印刷物が残っていた時も誰が印刷したものかすぐにわかります。
リモート環境での印刷には複合機のカード認証は必須の機能ですね。
- 残存データ消去の確認
コワーキングスペースやシェアオフィスでは。残存データを消すことができる仕組みがある場合と、特に設けていない場合があります。
リモートワークに対応しているところであれば対応してくれるはずなので、事前に確認しておきましょう。残存データが残っていても即漏洩につながるわけではありませんが、万が一の事を考えて、残存データの消去は必須です。
- 書類の取り忘れ
コンビニのマルチコピー機と同じく、書類の取り忘れには注意しましょう。
カード認証がある複合機であれば万が一印刷物を忘れても対応してもらえるかもしれませんが、気をつけるに越したことはありません。
情報漏えいの原因でもっとも多いのは、印刷物の置き忘れなのです。
印刷会社が運営するコワーキングスペース
キンコーズやアクセアなど、元々印刷をメインの業務とする会社が運営するコワーキングスペースであればより強固なセキュリティ対策を行っているので安心して利用することができます。
印刷ログや、印刷物の取り忘れによる情報漏えい対策もしっかりと行ってくれるため安心感は充分です。
また印刷会社だからこそ、印刷の種類の多さは圧巻です。用紙やインクの種類にこだわることでパンフレットやポスターなど、製品としての印刷をセルフで行うことができるのは最大の魅力といえます。
定額会員になることで格安価格で印刷できるサービスもあるので、制作物の印刷をする機会が多い場合には利用を検討してもいいかもしれません。
プリンターを短期レンタル
リモート環境で印刷する機会が多い方は、期間限定でプリンターをレンタルする方法があります。
自宅での利用になりますので、セキュリティの懸念を大幅に抑えることができる点も見逃せません。
購入するか迷いどころですが、2つの特徴を挙げておきますので参考にどうぞ。
5000円台からレンタルできる
最安値で月5000円からそれなりの性能のプリンターをレンタルできます。機種は選ぶことができません。
トラブル対応や用紙代などの、ランニングコスト込みで提供されるケースが多いです。
少し高額に感じるかもしれませんが、1日に何度も印刷するのであれば元がとれるのではないでしょうか。
最短翌日から利用できる
レンタルとはいっても、手続きをして何週間も待たされるということがありません。
選ぶ会社によっては最短翌日から利用可能な場合もあります。
急に必要となった場合でも、迅速に対応してもらえるのはとてもありがたいですね。
格安プリンターを購入のもアリ
今後もプリンターを使う機会がある場合は、格安のプリンターを買うという選択もあります。
最安値だと4000円台からそれなりのプリンターが販売されており、更にシンプルな機能のものを探すともっと安いものがあるかもしれません。
基本的な印刷、スキャン機能を求める場合は価格に妥協しすぎないよう注意しましょう。
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テレワークでの印刷はセキュリティ対策が必須
リモート環境での印刷はいくつかの方法がありますが、どの程度セキュリティ対策がなされているか確認することが大切です。
コンビニのマルチコピー機は家や作業スペースの近隣ですぐに印刷することができるのでつい使いたくなりますが、セキュリティ面の弱さを考慮する必要があります。
個人情報や企業情報にかかわる印刷を頻繁に行う場合は、コワーキングスペースやシェアオフィス、プリンターのレンタルや購入を検討してもいいかもしれませんね。
